Archive

اتصال ایمیل شرکتی به Gmail (آموزش کامل)

آیا می دانید اتصال ایمیل شرکتی به Gmail به چه دردی میخورد!؟ یکی از اصلی ترین و رسمی ترین روش هایی که یک شرکت و یا موسسه می تواند با کاربران خود ارتباط بگیرد استفاده از ایمیل است. به طور کلی می توان ایمیل را یک روش ارتباطی شناخته شده و معتبر تعیین کرد که رسمیت دارد. سرویس های مختلفی وجود دارد که میتواند به شما یک آدرس ایمیل را ارائه کند. اما آیا میتوانید از این آدرس ها برای معرفی کسب و کار خود استفاده کنید. به طور قطع خیر! برای اینکه یک وجهه خوب به کسب و کار خود بدهید لازم است تا آدرس مربوط به خود را داشته باشید.

اما معمولا سیستم هایی که در سایت های مختلف برای میل سرور به کار میبرند، کیفیت کافی را برای مدیریت ایمیل ها ندارند و استفاده از آنها خیلی دلچسب نیست. اتصال ایمیل شرکتی به Gmail یکی از مواردی است که می تواند در این موضوع به شما کمک کند. در ادامه این مقاله به آموزش چگونگی اتصال ایمیل شرکتی به Gmail خواهیم پرداخت. اما قبل از آن لازم است تا کمی در مورد اینکه اصلا چرا باید به سراغ اتصال ایمیل شرکتی به Gmail برویم و این کار چه لزومی دارد صحبت خواهیم کرد.

 

مطلب اتصال ایمیل شرکتی به Gmail در تاریخ هفدهم اردیبهشت ماه بازنویسی و به طور کامل بروزرسانی شد

 

لزوم استفاده از ایمیل شرکتی

فرض کنید قصد انتخاب شرکت تبلیغاتی را دارید که به صورت حرفه ای کسب و کار شما را تبدیل به برندی معروف کند. بعد از سرچ های زیاد در گوگل و تحقیقاتی که انجام دادید یک شرکت حرفه ای و با تجربه را انتخاب می کنید. تصمیم به بستن قرارداد می کنید. وقتی راه های ارتباطی با آن شرکت را بررسی می کنید با یک ایمیل ناشناس مواجه می شوید. مانند  [email protected] !

آیا باز هم تمایل به بستن قرارداد خواهید داشت؟

داشتن یک ایمیل حرفه ای در کسب و کار شما قطعا از اهمیت خاص خودش برخوردار است. در واقع اعتباربیشتری به شما و مجموعه تان می بخشد. قطعا قبل از هر اقدامی در جهت برندینگ٬ نوع راه های ارتباطی شما از جمله ایمیل شرکتی از موارد مهمی است که باید به آن توجه کرد.

داشتن ایمیل شرکتی مانند داشتن لوگو و اسم و نشان شرکت از الزامات است. ایمیل شرکتی ایمیلی است که تحت نام دامنه ثبت شده به اسم شرکت شما باشد. آمارها نشان می دهد ۷۲ درصد افراد در کسب و کارها ارتباط ایمیلی را ترجیح می دهند. به ویژه برای کسب و کارهایی که تازه وارد عرصه ی رقابت شده اند و باید قدرتمند از دیگران ظاهر شوند. شاید به نظر برسد که استفاده از این امیل ها کمی مشکل است اما اتصال ایمیل شرکتی به Gmail میتواند این مشکل را برای شما رفع کند.

 

مزایا و فواید ایمیل شرکتی

اگر بخواهیم از فواید ایمیل شرکتی به موارد گزینشی اشاره کنیم می توانیم موارد زیرا را نام ببریم:

 

۱ـ مدیریت

یکی از بزرگترین مزایای داشتن ایمیل شرکتی نسبت به سایر ایمیل ها٬ داشتن کنترل پنل است. در واقع مدیریت تمامی اکانت ها و تنظیمات لازم در اختیار شماست. شما از طریق این کنترل پنل می توانید اکانتی را حذف و یا اضافه کنید و یا پسوردی را تغییر دهید. حتی اکانتی را بلاک کنید. به طور مثال می توانید همه ی ایمیل هایی که برای مخاطبانی خاص ارسال می کنید یک نسخه ی دیگر از ان را برای اکانتی خاص مثلا مدیرشرکتی معتبرهم ارسال کنید. مدیریت و کنترل هایی از این دست همه با وجود کنترل پنل برای شما مهیا میشود. این امکان در ایمیل های آزاد وجود ندارد. چون کنترل پنلی در اختیار شما قرار نمی گیرد.

 

۲ـ اعتباری بیش از قبل

داشتن ایمیل شرکتی اعتبار بیشتری به شما و شرکت تان می بخشد و همین مسیله در نگاه اول تاثیر زیادی در جهت جلب اعتماد مشتریان شما دارد.

 

۳ـ نظم و تفکیک آدرس ایمیل ها

قطعا داشتن ایمیل های مجزا برای بخش فروش حسابداری٬ پشتیبانی بیانگر شرکتی منظم دقیق و بزرگ است که برای خدمات بهتر و بیشتر به مشتریان خود٬ از قوانین خاصی پیروی می کند. به طور مثال به موارد زیر توجه کنید:

مربوط به واحد فروش[email protected]
مربوط به بخش پشتیبانی[email protected]
مربوط به بخش فنی[email protected]

شما وقتی دامنه ای ثبت کرده باشید و ایمیل های خود را تحت آن دامنه ثبت کنید برای اسم گذاری قسمت اول آدرس ایمیل ها هیچ گونه محدودیتی ندارید.

 

۴ـ جلب اعتماد  و اطمینان مشتریان

اگر شما با هویتی ناشناس و از طریق یک اکانت شخصی اقدام به ارسال ایمیل کنید٬ چندان جدی گرفته نمی شوید. چرا که هرکسی می توانید در google و یا yahoo اقدام به ساخت اکانت کند و تشخیص هویت آن شخص برای دیگران مشکل است. داشتن حساب ایمیل شرکتی ساده ترین روش است که می توانید اعتماد مشتریان به خود را جلب کنید.

 

۵ـ خدمات پشتیبانی

با خرید دامنه و یا فضای میزبانی ( چه به صورت هاست و یا سرویس ایمیل ) شما از خدمات پشتیبانی این سرویس ها استفاده می کنید. خدماتی مانند حل مشکلات فنی٬ آموزش٬ بکاپ گیری و غیره را شامل می شود.

 

۶ـ لینک دهی به سایر ابزارهای بازاریابی

زمانی که شما وب سایتی دارید ایمیل های خود را بر اساس نام دامنه وب سایت خود می سازید. به طور مثال اگر اسم وب سایت شما maralhost.com می باشد  ایمیل های شما هم تحت همین دامنه و در فضای هاست شما قرار می گیرد. مثلا [email protected] 
در این صورت در هنگام ارسال ایمیل به مشتریان خود٬ نا خودآگاه نام برند خود را تکرار می کنید و همین باعث ماندگاری و بیشتر شناخته تر شدن شما می شود. در نظر داشته باشید که نام ایمیل شما قبل از @ مهم است و از عبارات غیرحرفه ای مثلا picture استفاده نکنید! می توانید بر اساس نوع کارکرد و یا تخصص مربوط به هر حوزه نام مناسب را انتخاب کنید. در ادامه ی مقاله به نحوه ی اتصال ایمیل شرکتی به Gmail پرداخته ایم.

 

آموزش اتصال ایمیل شرکتی به Gmail

اتصال ایمیل شرکتی به Gmail شامل چند مرحله می باشد که در ادامه به صورت کامل برای شما معرفی خواهد شد. 

1- پس از ورود به اکانت Gmail وارد بخش Settings شوید

1

و سپس در تب accounts and import گزینه‌ی Add another email address انتخاب نمایید.

2 1

2- ایمیلی که روی هاست خود دارید در کادر مربوطه وارد کرده و روی next step کلیک

کنید.

اضافه کردن آدرس در اتصال ایمیل شرکتی به Gmail

3- در این مرحله باید اطلاعات مربوط به ایمیل خود را به شرح زیر تکمیل کنید :

username آدرس ایمیلی که روی هاست دارید در این بخش وارد کنید .
Password پسورد ایمیلی که روی هاست دارید در این بخش وارد کنید.
smtp Server اگر آدرس دامنه شما domain.com باید mail.domain.com را وارد کنید.
روی گزینه Add Account کلیک نمایید.

4 1

4- در این مرحله  با زدن گزینه send verfication یک ایمیل حاوی کد تایید برای ایمیل شما که در هاست دارید ارسال خواهد شد

بخش آخر اتصال ایمیل شرکتی به Gmail

5-کد تایید مورد نظر را کپی کرده و در این مرحله در کادر مشخص شده وارد میکنید و روی گزینه Verify کلیک کنید تا پروسه اضافه کردن ایمیل به پایان برسد.

در مرحله نهايي، پس از وارد کردن کد تاييد، صفحه popup گوگل بسته مي شود و این به معنای تکمیل عملیات است.
پس از انجام مراحل بالا به بخش Settings و سپس Account and Import شوید . مشاهده خواهید کرد که ایمیل هاست شما در بخش Send mail as اضافه شده است

 

نتیجه گیری

به طور کلی میتوان اتصال ایمیل شرکتی به Gmail را یک حرکت برای راحت کردن و آسوده کردن کار مدیریت ایمیل های کاری و شرکتی معرفی کرد. شما با این کار می توانید تمامی امتیازاتی که سرویس قدرتمند جیمیل به شما ارائه می کند را روی سایت خود داشتهب اشید و از آنها استفاده کنید. به طور همزمان پرستیژ کاری خود را نیز حفظ کرده و کلاس کاری را نیز بالا نگه داشته اید. البته در صورتی که نیاز به یک میل سرور قدرتمند تر داشتید و حتی اتصال ایمیل شرکتی به Gmail نیز نتوانست کمکی به شما بکند با مراجعه به صفحه میزبانی ایمیل ابری می توانید اطلاعات مربوط به قدرتمند ترین میل سرور و سرویسی که در این زمینه ارائه شده است را مشاهده کنید.

میزبانی ایمیل چیست و به چه دردی می خورد

با کمی دقت در حال و روز دنیایی که در آن زندگی می کنیم می توانیم بگوییم که ارتباطات در هر زمینه ای و به هر روشی یکی از اصلی ترین مسائلی است که باید به آن توجه کرد. در این میان رسانه هایی هستند که می توانند این ارتباط را فراهم کنند که بزرگترین آنها به طور قطع اینترنت می باشد. همین جنبه ارتباطی باعث شده است که با پدیده هایی مانند تجارت الکترونیک و اینترنتی شدن کسب و کار ها مواجه باشیم. روش های مختلفی وجود دارد که می تواند در بستر اینترنت برای ارتباط مورد استفاده قرار بگیرد و برای مقاصد مختلفی از جمله تقویت تجارت و کسب و کار نیز مورد استفاده قرار بگیرد. یکی از قدیمی ترین این رسانه ها ایمیل است و در این مقاله می خواهیم به بررسی سرویس میزبانی ایمیل بپردازیم.

سرویس میزبانی ایمیل می تواند یک کنترل کننده و ارسال کننده ایده آل برای ایمیل باشد. قبل از اینکه به بررسی این سرویس بپردازیم لازم است این موضوع را بررسی کنیم که اصلا ایمیل هنوز کارایی خود را دارد یا یک روش ارتباطی از رمق افتاده است.

 

ایمیل، کهنه سرباز ارتباطات در اینترنت

پست الکترونیک را می توان حتی از خود اینترنت نیز قدیمی تر دانست. زمانی که اینترنت به صورت سراسری ارائه نشده بود و در پایگاه های نظامی آمریکا تحت نام آرپانت آزمایش می شد، یک پروتکل ارتباط برای ارسال نامه ها به صورت اینترنتی شکل گرفت که تکمیل آن منجر به ایجاد ایمیل به شکل امروزی شد. پس می توانیم بگوییم که این رسانه ارتباطی همزاد با خود اینترنت است و توانسته است خود را به یک الزام در اینترنت تبدیل کند.

ایمیل چیست

این کهنه سرباز ارتباطات در اینترنت در تمامی ثبت نام ها و همینطور کارهای اساسی که در اینترنت انجام می گیرد نقش خواهد داشت. شاید فکر کنید که ایمیل یک مورد ساده است، اما به هیچ عنوان اینطور نیست. اجازه دهید با یک مثال اهمیت ایمیل را دنبال کنیم. آیا تا به حال به این موضوع فکر کرده اید که وقتی ایمیل یک نفر هک شود چه اتفاقاتی می تواند برای وی بیفتد؟

در اولین اقدام این ایمیل می تواند به عنوان یک دروازه ورود به شبکه های اجتماعی مورد استفاده قرار گیرد. تمامی سایت ها و شبکه های اجتماعی مهم مانند فیسبوک و توییتر، شبکه های اجتماعی کاری مانند لینکداین و موارد دیگر لینک ریست شدن پسورد را از طریق ایمیل ارسال می کنند. در گام بعدی دارایی های نوینی که فرد با استفاده از ایمیل خود در کیف پول های دیجیتال ذخیره کرده است، به خطر می افتند. به عنوان مثال رمز ارزها و توکن هایی که یک نفر ممکن است داشته باشد همه در معرض خطر هستند.

اگر ایمیل به عنوان ایمیل اصلی در ایمیل های Info سایت و یا برای ورود به صفحه ادمین یا کنترل پنل هاست مورد استفاده قرار گرفته باشد نیز همچنان دردسر ها ادامه خواهد داشت و ممکن است پایگاه داده سایتی که دارد، اطلاعات مربوط به تمامی کاربران، اطلاعات فروش و حساب های مالی و یا حتی دامنه شخص مذکور نیز از دسترس وی خارج شود.

پس دیدیم که تقریبا زندگی دیجیتال هر فرد بر روی ایمیل بنا می شود و ایمیل پایه ای ترین المانی است که هر کسی باید به آن توجه داشته باشد. شاید حضور بیش از حد این المان در کارهای روزمره ما باعث شده باشد تا توجه ها به آن کمی کمرنگ شده باشد. اما هنوز هم مواردی مانند ایمیل مارکتینگ جزو آن دسته از روش های تبلیغاتی خواهد بود که تاثیر خوبی را برای خیلی از کسب و کارها می گذارند. همانطور شما با استفاده از این رسانه می توانید یک اطلاع رسانی کامل و رسمی را نیز داشته باشید.

 

میزبانی ایمیل چیست

همانطور که در قسمت قبلی نیز این موضوع را بررسی کردیم، ایمیل می تواند برای شما یک مارکتینگ موثر را داشته باشد و همینطور یک سیستم خبری و پیام رسانی رسمی و با پرستیژ کاری را نیز پیاده سازی کند. شما می توانید ایمیل های خود را به سادگی مرتب کنید اما وقتی صحبت از لیست های ایمیل مارکتینگ و یا ارسال ایمیل به تمام کاربران سایتتان می شود، اوضاع کمی فرق خواهد کرد. مدیریت ایمیل در شرایط عادی و وقتی که ایمیل های شما زیاد شوند نیز کار مشکلی خواهد بود و می تواند به شدت اعصاب خورد کن باشد. چه برسد به این که بخواهید در چنین ابعاد وسیعی این کار را انجام دهید.

برای ساده تر شدن این کار مکانیزمی به نام میزبانی ایمیل وجود دارد که شما با استفاده از آن این امکان را خواهید داشت که بدون هیچ دردسری تعداد زیادی ایمیل را مدیریت کرده و با استفاده از آنها بتوانید تمامی نیازهایی که برای مدیریت ایمیل در تعداد بالا دارید را پاسخ دهید. میزبانی ایمیل سرویسی است که می تواند این کار را برای شما انجام دهد. میزبانی ایمیل یک بخش پردازشی پر قدرت دارد که می تواند آن را صرفا در اختیار دامنه و یا اکانت ایمیل شما قرار دهد، منابع مورد نیاز را در اختیار شما گذاشته و همینطور ابزارهایی را که بتوانند برای شما امکان ارسال به لیست های مختلف را فراهم کنند نیز در اختیارتان قرار خواهد داد.

میزبانی ایمیل چیست

در صورتی که بخواهیم همین کار را با یک اکانت و میل سرور عادی انجام دهید اد کردن هزار آدرس ایمیل در یک ایمیل چه مدت از شما زمان خواهد گرفت!؟ و چه تضمینی وجود دارد ایمیل شما به عنوان اسپم شناخته نشود!؟ اینها مواردی هستند که در میزبانی ایمیل به صورت کامل برطرف شده اند. در ادامه به معرفی اینکه کاربرد های یک سرویس میزبانی ایمیل چیست و چه انتظاراتی از آن می رود خواهیم پرداخت.

 

کاربرد های میزبانی ایمیل چیست

شاید کمی کارایی هایی که میزبانی ایمیل می تواند برای ما داشته باشد گنگ به نظر برسد. تا اینجای کار دیدم که این سرویس قرار است یک مدیریت خوب و جامع به ما تحویل دهد که خیلی سریع بتوانیم ایمیل های زیادی را مدیریت کنیم. اما این تمام کار نیست و با کمی هوشمندی می توان متوجه شد که این دو معیار با یک بهینه سازی کوچک قابل ایجاد بوده و لازم نیست که برای آنها یک سرویس جدا به نام میزبانی ایمیل تعریف شود! پس می توانیم این نتیجه را بگیریم که میزبانی ایمیل قرار است کارهای خیلی بیشتری را برای ما انجام دهد.

به طور کلی می توان کاربرد های سرویس میزبانی ایمیل را به این صورت معرفی نمود:

 

مدیریت لیست ها و کاربران

یکی از مهمترین ویژگی هایی که تقریبا قبلا هم به آن اشاره کرده بودیم این است که یک ارسال کننده خوب باید این توانایی را داشته باشد که امکاناتی را در اختیار شما قرار دهد تا با استفاده از آن بتوانید لیست های آدرس خود را مدیریت کرده و در سریعترین زمان ممکن نسبت به ویرایش افرادی که می خواهید برای آنها ایمیل ارسال کنید، اقدام نمایید.

امکان دسته بندی کاربران یکی از مهمترین مواردی است که شما باید بتوانید آن را با استفاده از سرویس میزبانی ایمیل پیاده سازی کنید. عموما در سرویس های مختلف برای مشخص کردن اسم دسته ها از تگ ها و موارد مشابه آن استفاده می شود که می تواند بسیار موثر باشد.

 

ارسال های گروهی

اینکه یک سرویس میزبانی ایمیل بتواند به صورت گروهی ایمیل های شما را ارسال و دریافت کند از موارد مهمی است که باید به آن توجه داشته باشید. شما برای این از سرویس میزبانی استفاده می کنید که بتوانید به لیست ها و کاربرانی که آنها را مرتب کرده اید به صورت گروهی ایمیل ارسال کنید. خیلی از سرویس های میزبانی ایمیل در این قابلیت محدودیت هایی را اعمال می کنند. عموما در سرویس هایی که سرور های آنان از کیفیت کافی برخوردار نیستند و امکان این موضوع وجود دارد که خیلی از این ایمیل ها به عنوان اسپم شناخته شوند، این مشکلات پیش خواهد آمد.

کاربرد میزبانی ایمیل

استفاده از امکاناتی مانند تگ کردن، گروهبندی ها و همینطور ارسال های موضوعی و دسته بندی هایی از این قبیل می تواند به این موضوع کمک بسیار زیادی بکند.

 

فرار از Spam

همانطور که در بخش های قبلی هم به آن اشاره کردیم و تا کنون باید متوجه آن شده باشید، وقتی که از ارسال ایمیل در این ابعاد استفاده می شود، باید توجه داشته باشید که این ایمیل ها به عنوان اسپم در نظر گرفته شده و باید تمامی آنها به مقصد برسند. کیفیت میزبانی ایمیل و سروری که این سرویس روی آن پیاده سازی شده است می تواند روی این امر نقش بسیار مهمی داشته باشد.

وقتی که IP یک سرور به عنوان یک اسپمر توسط سرور های دیگر شناسایی شود، ایمیل های ارسالی از این سرور که براحتی قابل تشخیص خواهند بود، همه دراپ خواهند شد و به مقصد نخواهند رسید. البته ممکن است این اتفاق برای بخشی از ایمیل ها که از سرور های خاصی عبور کرده اند بیفتد. اما باز هم این امر قابل قبول نیست و در اینصورت جمع زیادی از مشتریان و گروه هدف خود را از دست می دهید. تشخیص اینکه این ایمیل ها به دست این افراد رسیده است یا خیر نیز موردی است که نمی توان از آن مطمئن شد.

شاید به این فکر می کنید که یک سرویس متوسط که چند بار با آن یک پیام را بفرستید می تواند نیاز شما را برطرف کند. اما به هیچ وجه اینطور نیست. ارسال مجدد ایمیل های اینچنینی برای اینکه به تمام جامعه هدف خود حداقل یک بار ایمیل ارسال کرده باشید، ممکن است باعث شود تا خیلی از افرادی که در لیست شما وجود دارند یک ایمیل را چند بار دریافت کنند و این برای شما یک تبلیغ معکوس به حساب خواهد آمد. بهتر است از یک سرویس میزبانی ایمیل درست و حسابی استفاده کنید تا به چشم جامعه هدف خود یک اسپمر که فقط اعصاب آنها را خورد می کنید، نباشید.

 

دریافت ایمیل ها

یک سرویس میزبانی ایمیل نه تنها مسئول این است که ایمیل های شما را ارسال کند، بلکه باید این توانایی را داشته باشد که کلیه ایمیل های ارسالی به شما را نیز دریافت کند. شاید شما بخواهید یک سیستم تعاملی با ایمیل ارسال کنید. لازم نیست حتما ایمیل ها را طوری تنظیم کنید که مشتریان شما به سایت مراجعه کنند. بلکه بهترین گزینه این است که شما ایمیل های خود را به صورتی طراحی کنید که از همان طریق ایمیل بتوانید یک تعامل موثر را داشته باشید.

اکثر سرویس های میزبانی ایمیل به صورت No Reply ارائه می شوند که به این معناست که پاسخی دریافت نمی کنند. شما باید از سرویس هایی استفاده کنید که مخاطبانتان بتوانند پاسخ های شما را بدهند و حتی سرویس میزبانی ایمیل شما این توانایی را داشته باشد که به وسیله یک ایمیل Autoresponder پاسخ آنها را بدهد.

ویژگی های میزبانی ایمیل

 

زمانبندی در ارسال ها

مورد بعدی که برای یک سرویس میزبانی ایمیل ضروری می باشد این است که میزبانی ایمیل بتواند کار زمانبندی و ارسال در زمان های تعیین شده را برای شما انجام دهد. شاید شما نخواهید که بیشتر وقت خود را برای ارسال ایمیل بگذارید. در اینصورت سرویس های میزبانی ایمیل خوب می توانند با یک بار تنظیم زمان با استفاده از تقویم خود تمامی ایمیل های مورد نظر شما را برایتان ارسال کند.

این نوع از زمانبندی ها می تواند، علاوه بر زمانبندی های ثابت به صورت پویا نیز انجام شوند. به عنوان مثال می توان به ایمیل هایی که به صورت روزانه برای کاربرانی که تولدشان است ارسال می شود اشاره کرد. استفاده از زمانبندی می تواند تا حد بسیار زیادی در رسیدن به اهدافی که انتظار دارید از ایمیل بدست آورید به شما کمک کند.

به طور کلی می توان گفت یک سرویس میزبانی ایمیل باید ویژگی هایی که تا اینجا بررسی کردیم را داشته باشد که بتوانیم آن را یک سرویس قابل قبول بنامیم. اما مواردی نیز وجود دارند که یک سرویس خوب به ما ارائه خواهد کرد و اگر به دنبال این هستید که میزبانی ایمیل خود را به یک میزبانی ایمیل بهتر ارتقا دهید باید به این موارد توجه داشته باشید.

 

ویژگی های یک میزبانی ایمیل خوب

اگر بخواهیم یک جمع بندی کلی از آنچه که تا اینجا داشته ایم را بازگو کنیم باید به این موارد اشاره کنیم که میزبانی ایمیل به سرویسی گفته می شود که بتواند مسئولیت ارسال ایمیل های شما را با یک مدیریت  کامل، قابلیت ارسال های دسته جمعی، بدون اسپم شدن و همینطور به صورت زمانبندی شده بر عهده بگیرد و این کار را انجام دهد. اکنون ما می دانیم که میزبانی ایمیل چیست، اما باید سراغ چه میزبانی ایمیلی برویم که بتواند برای ما علاوه بر این حداقل ها امتیازاتی نیز داشته باشد.

در ادامه به معرفی چند معیار اصلی برای اینکه بتوانیم بگوییم یک سرویس میزبانی ایمیل از حد نرمال بالاتر است خواهیم پرداخت.

 

حفظ برند و استفاده از دامنه شما

یکی از مواردی که باید در استفاده از سرویس های میزبانی ایمیل در نظر داشته باشید این است که خیلی از این سرویس ها برای ارسال ایمیل از دامنه های خودشان استفاده می کنند. سرویسی که بتواند این امکان را برای شما فراهم کند که ایمیل ها را با دامنه خودتان ارسال کنید، می تواند به عنوان یک سرویس میزبانی ایمیل خوب در نظر گرفته شود. خیلی از این سرویس ها به این صورت عمل می کنند که استفاده از دامنه خودشان رایگان بوده و شما برای فعال کردن دامنه خود باید هزینه ای را بپردازید.

در صورتی که این هزینه را بپردازید گام بزرگی را برای برندسازی خود برداشته اید و می توانید مطمئن باشید که اکنون بازدهی بهتری را دریافت خواهید کرد.

 

قیمت مناسب

یکی از مهمترین نکاتی که هر کسی برای استفاده از یک میزبانی ایمیل به آن توجه می کند، قیمتی است که این سرویس دارد. خیلی از این سرویس ها گران هستند و بعضا سرویس های رایگان نیز در موضوع ایمیل ها عبارتی مبنی بر اینکه این ایمیل از فلان سرویس به صورت رایگان ارسال شده است را می نویسند که می تواند در برند سازی شما یک فاجعه باشد. در نظر داشته باشید قیمتی که این سرویس های میزبانی ایمیل برای شما تمام خواهد شد باید با توجه به آورده ای که برای شما دارند تحلیل شود. در صورتی که لیست های کوچکی دارید به هیچ عنوان سعی نکنید از سرویس های میزبانی ایمیل با قیمت بالا استفاده کنید.

مارال هاست در این مورد پیشنهاد خوبی برای شما دارد. شما می توانید با استفاده از تمامی سرویس ها مانند سرور مجازی و هاست وردپرس که به منظور فضای میزبانی سایت خود استفاده می کنید از سرویس میزبانی ایمیل نیز بهره مند شوید و تمامی امکانات ویژه را نیز داشته باشید. این سرویس در کنار سایر سرویس ها خواهد بود و قیمت تمام شده آن برای شما صفر می باشد.

ویژگی میزبانی ایمیل خوب

 

آنتی اسپمر

خیلی از میل سرور های شخصی یا همان سرویس های میزبانی ایمیل بعد از مدتی دچار سیل وحشتناکی از ایمیل های اسپم می شود. استفاده از سرویس های خوب مانند میزبانی ایمیل ابری مارال هاست، این امکان را به شما می دهند تا با به کار گیری برنامه های ضد اسپم و همینطور آنتی ویروس های حرفه ای از آنچه که به اینباکس شما وارد می شود محافظت کنید.

 

آپتایم بالا

عموما یک سرویس میزبانی ایمیل با استفاده از یک هاست راه اندازی می شود. پس باید در نظر داشته باشید که زمان آپتایم یکی از معیار های تضمین کننده خواهد بود. اگر این زمان پایین تر از 99.99 درصد باشد، ممکن است شما زمانبندی ارسال و یا حتی یک ایمیل که برای شما ارسال شده است را از دست بدهید. پس می توان گفت که آپتایم بالای این هاست ها و سرور ها یکی از مهمترین مواردی است که می تواند در خوب بودن یک سرویس میزبانی ایمیل موثر باشد.

 

امکان تغییر پروتکل ها

در مورد پروتکل ها ایمیل در مقاله POP3 چیست به طور کامل صحبت کردیم و دیدیم که به چه صورت عمل می کنند. پروتکل های ایمیل در واقع تعیین کننده این هستند که ایمیلی که ارسال می کنید و سرویس میزبانی ایمیل شما به چه صورت کار کند و آیا یک رمزنگاری را روی داده های درون ایمیل خود نیاز دارید یا خیر. به طور کلی تنظیمات مختلفی وجود دارند که می توانید روی پروتکل ها و نحوه ارسال ایمیل های خود داشته باشید.

همینطور اینکه میزبانی ایمیل بتواند یک رمزنگاری را روی ایمیل شما انجام دهد نیز از عمده مواردی است که می تواند کیفیت کار را بالا ببرد. در بهترین حالت می توان یک رمزنگاری از نوع End to End را برای یک میزبانی ایمیل حرفه ای متصور شد. اگر یک سرویس میزبانی ایمیل دست شما را در تغییر این موراد باز بگذارد و تمامی امکانات لازم برای پیاده سازی و استفاده از رمزنگاری های مربوطه را نیز برای شما مدیریت کند، می توان گفت که امکانات خوبی را به شما داده است و از سرویس های میزبانی خوب تلقی می شود.

تغییر پروتکل در میزبانی ایمیل

 

 نتیجه گیری

در این مقاله به بررسی سرویس های میزبانی ایمیل پرداختیم و دیدیم که یک میزبانی ایمیل باید چه ویژگی هایی داشته باشد که بتوان این نام را روی گذاشت. همینطور به بررسی مورادی پرداختیم که بهترین میزبانی ایمیل می تواند داشته باشد. برای استفاده از این سرویس ها خصوصا در ارسال انبوه ایمیل باید توجه ویژه ای به این داشته باشید که اولا با ارسال های پشت سر هم و شلوغ خود را یک اسپمر معرفی نکنید، و دوما به آنچه که ارسال می کنید توجه داشته باشید تا بازدهی آن برای شما بیشتر شود. ایمیلی که از طرف شما برای یک کاربر ارسال می شود در واقع یک نماینده از طرف شماست.

 

برای جلوگیری از دریافت ایمیل اسپم چه کار کنیم

وقتی صحبت از ایمیل به میان می آید، ممکن است که شما را یاد یک رسانه قدیمی انتقال و از مد افتاده بیاندازد اما اگر کمی روی این موضوع که ایمیل چه کاربرد هایی دارد ریز بشویم و قضیه را بررسی کنیم مشخص خواهد شد که این پیرترین تکنولوژی ارتباطی در بستر رایانه و اینترنت هنوز هم از توان نیفتاده است و یکی از مهمترین موارد برای ارسال پیام های رسمی مانند احراز هویت ها و لینک های اصلاح رمز عبور است. پس وجود مکانیزم هایی برای آن که بتوان این تکنولوژی را با پیشرفت امروزی هماهنگ کرد و به بهترین شکل ممکن از آن استفاده کرد. جلوگیری از دریافت ایمیل اسپم یکی از اقداماتی است که برای بهینه کردن ایمیل های دریافتی و راحت تر شدن کار و حتی بهبود ها امنیتی میتوان معرفی کرد.

در این مقاله قصد داریم تا به معرفی روش های جلوگیری از دریافت ایمیل اسپم بپردازیم و در این راستا نیاز است تا ابتدا ببینیم که ایمیل های اسپم چه هستند و اصلا به چه ایمیلی اسپم می گوییم.

 

ایمیل اسپم چیست

به زبان ساده می توانیم بگوییم ایمیل اسپم ایمیلی است که شما نمی خواهید آن را دریافت کنید. شاید این ایمیل ها یک پیام تبلیغاتی خوب از سایتی که به تازگی در آن عضو شده اید، و یا یک پیام برای فیشینگ و کلاهبرداری به زبانی دیگر باشد که اصلا درست متوجه منظور آن نشوید.

وقتی صحبت از ایمیل اسپم می شود معمولا همه یاد ایمیل های عجیب و غریب می افتند. ایمیل هایی که حاوی لینک های بد افزار ها و ویروس های مخربی است که به منظور های خاص ارسال می شوند. البته این تفکر کاملا درست است، اما اسپم ها خیلی ساده تر از این هستند و حتی خیلی از ایمیل های خوب و بعضا مفیدی که شما در یک اکانت ایمیل نمی خواهد آنها را داشته باشید می تواند یک اسپم به حساب بیاید. البته به هیچ عنوان نباید ایمیل های اسپم را دست کم گرفت.

ایمیل اسپم چیست

ایمیل های اسپم ایمیل هایی هستند که تقریبا همیشه اعصاب خورد کن هستند، البته در مواقعی ممکن است سرگرم کننده هم باشند ولی اگر این سرگرمی در ساعت کاری شما و با ایمیل سایتتان باشد کمی دردسر ساز خواهد شد. البته نمی توان خطرناک بودن را به صفات این ایمیل ها اضافه نکرد. ایمیل های فیشینگ در این دسته از ایمیل ها قرار دارند که می توانند اطلاعات مهم شما را سرقت کنند.

 

آمار و ارقام ایمیل های اسپم

اگر بخواهیم نگاهی به آمار و ارقام ارائه شده از طرف بزرگترین سرویس دهندگان ایمیل که در مورد ایمیل های اسپم ارائه شده است داشته باشیم، میتوان به آمار سیسکو و گوگل اشاره کرد. بنا بر آمار های منتشر شده توسط موسسه تحقیقات سیسکو که یکی از معتبر ترین ارائه کنندگان تجهیزات شبکه و کنترل ترافیک در دنیا میباشد، روزانه چیزی در حدود 320 میلیارد ایمیل اسپم در سراسر اینترنت ارسال می شود که این ایمیل ها به عنوان یک رابط و انتقال دهنده خوب برای بدافزارها و باج افزار ها عمل می کنند.

همینطور اطلاعاتی که مرکز آمار گوگل منتشر کرده است، روزانه 100 میلیون ایمیل اسپم توسط سرویس جیمیل شناسایی و حذف می شود. از هر 3000 ایمیل اسپمی که در روز فرستاده می شود یک ایمیل حاوی بدافزار است و معمولا 94 درصد بدافزارها و باج افزار هایی که به صورت موفقیت آمیز روی سیستم قربانیان فعال می شوند و به ثمر می رسند از طریق همین درصد کم منتقل می شوند.

تقریبا می توان گفت که بیش از نیمی از تمامی ایمیل هایی که ارسال می شود ایمیل های اسپم هستند. البته در صورتی که ایمیل شما در تعدادی از لیست های ارسال ایمیل اسپم قرار گرفته باشد و روزانه چندین ایمیل اسپم دریافت کنید، مطمئنا به نظرتان این آمار خیلی بیشتر از این حرف ها خواهد.

آمار ایمیل اسپم

چرا ایمیل های اسپم ارسال می شوند؟

تقریبا می توان مقاصد تجاری را مهمترین دلیل برای ارسال ایمیل های اسپم دانست. اما دلایل دیگری مانند سرگرمی نیز وجود دارد. تقریبا می توان دلیل گسترش این نوع از ایمیل ها را با دلایل ایجاد و گسترش ویروس های کامپیوتری یک دانست. همان اندازه بیهوده و مبهم. با این تفاوت که ایمیل های اسپم روز به روز در حال بیشتر شدن هستند ولی می توان برای ویروس ها یک کاهش امیدوار کننده را شاهد بود.

معمولا از بین تبلیغات و ایمیل مارکتینگ بی فایده ای که در ایمیل های اسپم شاهد هستیم، مواردی خطرناک نیز به چشم میخورند که هدف از ارسال آنها معمولا فعال شدن کرم ها، فیشینگ اطلاعات و یا راه اندازی بدافزار و باج روی سیستم شما می باشد. این نوع از ایمیل های اسپم با اهداف صد در صد تجاری منتشر می گردند.

پس به طور کلی می توانیم بگوییم دلیل ارسال این ایمیل ها یا ترغیب به استفاده است، یا تطمیع به استفاده و یا استفاده از اشتباه و سوء استفاده از شما. پس پیدا کردن روشی برای جلوگیری از دریافت ایمیل اسپم ضروری خواهد بود و ما را از این مقاصد در امان گاه می دارد.

تقریبا می توانیم بگوییم برای جلوگیری از دریافت ایمیل اسپم به صورت کاملا موفق روشی وجود ندارد. عمدتا دو دسته راه حل وجود دارند که شما باید برای جلوگیری از دریافت ایمیل اسپم به آنها توجه داشته باشید و از آنها استفاده کنید. دسته اول قبل از آلوده شدن ایمیل شماست، و دسته دوم برای برخورد با این ایمیل های اسپم. در ادامه به طور کامل و مجزا به بررسی هر کدام از این روش های جلوگیری از دریافت ایمیل اسپم خواهیم پرداخت.

چرا ایکیل اسپم مهم است

پیشگیری بهتر از درمان است

شعاری که در تیتر این قسمت نوشته شده یکی از بهترین پیشنهاداتی است که برای جلوگیری از دریافت ایمیل اسپم می توان ارائه کرد. بهترین کار این است که ایمیل خود را به گونه ای نگه دارید که ارسال کننده های ایمیل اسپم شما را پیدا نکنند. این کار خیلی سخت نیست و شما به راحتی می توانید این کار را انجام دهید. برای جلوگیری از دریافت ایمیل اسپم نکاتی وجود دارد که باید آنها را رعایت کنید. این موارد به این شرح می باشند:

 

انتخاب یک آدرس پیچیده

وقتی می خواهید ایمیل خود را انتخاب کنید، از آدرس های ساده و عمومی استفاده نکنید. خصوصا تکرار حرف ها به صورت پشت سر هم، جز آدرس هایی هستند که خیلی زود توسط اسکریپت های ارسال ایمیل اسپم شناسایی می شوند. بهترین ترکیب برای آدرس ایمیل یک ترکیب از اعداد و حروف به همراه علائم مجاز است که می تواند به صورت معنی دارد و یا رمزگذاری های ساده ترکیب شود.

یک آدرس ایمیل سخت می تواند تا حد زیادی از ایمیل هایی که با اسکریپت ها فرستاده می شود دور بمانند. عموما این اسکریپت ها ارسال های خود را به صورت حملات Dictionary Attack انجام می دهند. به این صورت که یک لیست با هزاران ایمیل تصادفی در اختیار یک اسکریپت قرار خواهد گرفت و این اسکریپت، خیل عظیمی از ایمیل ها را از یک میل سرور راهی بستر اینترنت می کند. البته خیلی از این میل سرور ها شناسایی می شوند ولی کسانی که این ارسال ها را انجام می دهند، مدام در حال تغییر این سرور ها بوده و شناسایی آنها بسیار مشکل است. وقتی که این ایمیل ها به شما میرسد کار تمام نشده است و تازه شروع یک رابطه با اسپمر ها است. در قسمت بعد این موضوع را به صورت کامل توضیح می دهیم.

انتخاب آدرس پیچیده

هرگز به اسپم ها پاسخ ندهید

وقتی که یک ارسال دسته جمعی ایمیل به صورت اسپم و با یک Dictionary Attack آغاز می شود، در واقع یک حمله Blind یا کور صورت گرفته است. اسپمر نمی داند که کجا ایمیل فرستاده و چه اهدافی را زده است. اکنون باید منتظر بازخورد ایمیل هایش باشد. کوچکترین واکنشی از طرف شما به معنای یک چراغ سبز برای اسپمر خواهد بود. اینجاست که آدرس ایمیل شما یک آدرس صحیح و علاقه مند تلقی شده و وقت آن رسیده است که وارد سایر میل سرور ها و لیست های اسپمر ها شوید تا روزی چندین ایمیل اسپم تپل برای شما ارسال شود.

پس! به یاد داشته باشید که هیچوقت به هیچ ایمیل اسپمی پاسخ ندهید. پاسخ دادن به یک ایمیل اسپم می تواند آنها را چند برابر افزایش دهد.

 

دو آدرس ایمیل داشته باشید

استفاده از خیلی از سرویس های اینترنتی مانند دیدن یک مقاله، دانلود یک آهنگ یا فیلم، ارسال نظر در یک فروم و بسیاری موارد دیگر نیاز دارد که شما با استفاده از ایمیل در سایت ثبت نام کنید، معمولا هر سایتی لیستی طولانی از کاربران خود دارد که برای وی حکم یک بازار هدف خوب را دارد زیرا می داند که این کاربران به چه حوزه ای علاقه مند بوده اند. به طور مثال وقتی شما قصد داشتید تا یک پی دی اف آموزشی در زمینه ساخت سایت دانلود کنید و یا یک ویدئو در این حوزه را نگاه کنید، یک مشتری خوب برای افزونه های آنها یا سرویس های سئو این شرکت ها هستید. پس این پایگاه داده ارزشمند هدف ایمیل های تبلیغاتی قرار خواهد گرفت.

دو آدرس ایمیل

شاید این ایمیل ها واقعا برای شما مفید هم باشد اما وقتی روزی 10 تا از این ها را دریافت کنید و اینباکس شما به شما یک عدد 5 رقمی از ایمیل های جدید را نشان دهد که ایمیل های کاری و مهم خود را دربین آنها گم کرده اید، قطعا بدی اسپم را درک خواهید کرد. وجود یک آدرس ایمیل دوم به شما کمک می کند تا از این شرایط نجات پیدا کنید و براحتی بتوانید هم به سرویس هایی که ایمیل لازم دارند برسید و هم یک ایمیل کاری و مهم تمیز و خوب برای خود داشته باشید.

 

به ثبت نام های خود دقت کنید

یکی دیگر از موارد که باید در مورد ایمیل ها در نظر داشت این است که در ثبت نام های خود دقت ویژه ای داشته باشید. در مورد قبلی با هم یکی از نمونه های این امر را دیدیم و دیدیم که ایمیل شما برای چه اهدافی ممکن است مورد استفاده قرار گیرد. اما سایت هایی وجود دارند که شما نیاز دارید تا با ایمیل رسمی خود در آنها ثبت نام کنید.

در این سایت ها عموما در زمان ثبت نام و در کنار چک باکس که برای پذیرش قوانین سایت وارد می کنید، یک چک باکس دیگر نیز وجود دارد که خیلی از افراد بدون مطالعه اینکه مربوط به چیست آن را نیز تیک می زنند. در واقع این چک باکس از شما سوال می کند که آیا مایل به دریافت اخبار جدید بوسیله ایمیل و یا عضویت در خبرنامه هستید؟ در صورتی که آن را انتخاب کنید باید خیلی زود منتظر ایمیل های اسپم زیادی باشید.

البته در صورتی که شما از یک سایت معتبر این ایمیل ها را دریافت می کنید می توانید با اسپم کردن آدرس ایمیل جلوی آن را بگیرید. معمولا سایت های خوب از یک آدرس ثابت برای ارسال ایمیل استفاده می کنند که قابل کنترل است. اما در صورتی که در جای نادرست این کار را کرده باشید حتی بدون زدن تیک هم ایمیل ها را دریافت می کنید. پس بهترین کار این است که اگر ذره ای به سایت مورد بحث شک دارید از ایمیل دوم خود استفاده کنید.

دقت در ثبت نام ها

در صورتی که این موارد را به طور کامل انجام دهید می توانیم بگوییم نیمی از مسیر جلوگیری از دریافت ایمیل اسپم را طی کرده ایم. اما با اسپم هایی که اکنون ما را شناسایی کرده اند و روزانه ایمیل های خود را ارسال می کنند چه کار کنیم. در قسمت بعدی به بررسی جلوگیری از دریافت ایمیل اسپم برای ایمیل هایی که هم اکنون نیز ارسال می شوند خواهیم پرداخت.

 

جلوگیری از دریافت ایمیل اسپم برای ایمیل های عمومی

پیشگیری یکی از موارد ضروری است اما شرایطی نیز وجود دارد که دیگر پیشگیری جوابگو نیست و نیاز است تا برای ایمیل های اسپمی که هم اکنون برای ما ارسال می شود هم فکری کنیم. متاسفانه باید گفت که کار زیادی از ما برنمی آید اما باز هم می شود کاری کرد که این ایمیل ها کم تاثیر شوند. خیلی از ارائه دهندگان ایمیل خود سرویس هایی را برای جلوگیری از ایمیل های اسپم دارند. اما نیاز است که شما نیز با استفاده از یک الگوریتم رفتاری خاص و مجموعه ای از کارها به آنها کمک کنید.

برای جلوگیری از دریافت ایمیل اسپم در چنین شرایطی می توانید این اقدامات را انجام دهید:

 

بلاک کردن آدرس ها

در اولین اقدام برای جلوگیری از دریافت ایمیل اسپم هر آدرسی که برای شما ایمیل اسپم ارسال می کند را بلاک کنید. وقتی به یک ایمیل اسپم برخورد می کنید هیچ رحمی به آن نداشته باشید. در اینصورت دیگر هیچ ایمیلی از آن دریافت نمی کنید. وقتی شما ایمیل های اسپم خود را بلاک کرده و به سرویس دهنده خود بگویید که دیگر این ایمیل و ایمیل های ارسال شده از این فرستنده را به شما نشان ندهد، نه تنها این ایمیل بلاک خواهد شد، بلکه سرویس دهنده شما هم از برخوردهایی که با این ایمیل دارید آگاه خواهد شد.

سایت ها و ارائه کنندگان خدمات ایمیل معمولا از بزرگترین شرکت ها هستند. به عنوان مثال، ایمیل، یاهو و اوتلوک توسط سه غول بزرگ پیشگام در اینترنت ارائه می شوند، پس این موضوع که از قابلیت های Machine Learning یا همان یادگاری ماشین ها بهره مند باشند چیز زیاد عجیبی نیست. در صورتی که ایمیل هایی خاص را اسپم کنید، سیستم متوجه خواهد شد که شما به اینگونه از ایمیل ها تمایل کمتری دارید و به دنبال موضوعات دیگری هستید. پس با استفاده از قابلیت تشخیصی که دارد ایمیل هایی از این دست را به قسمتی دیگر که معمولا به عنوان بخش Other در Inbox شما نمایش داده می شود، منتقل می کند.

با این اقدام برای جلوگیری از دریافت ایمیل اسپم صندوق ورودی شما تمیز باقی می ماند و شما می توانید به ایمیل هایی که برای شما مهم است دسترسی داشته باشید.

 

بی توجهی به اسپم های ارسال کننده های مهم

در بعضی موارد شما نمی توانید یک ارسال کننده ایمیل را بلاک کنید و آن را به عنوان اسپم در نظر بگیرید، زیرا ممکن است به ایمیل های آن در شرایط خاص نیاز داشته باشید. به عنوان مثال LinkedIn یکی از بزرگترین ارسال کننده های ایمیل است که در 90 درصد مواقع ایمیل هایی که برای شما ارسال می کند کاملا بی ربط است. اما شما به ایمیل هایی که این ارسال کننده می فرستد نیاز پیدا خواهید کرد و ممکن است بخواهید اطلاعاتی مهم مانند لینک ریست کردن پسورد یا چیز هایی مانند آن را از این ارسال کننده دریافت کنید.

بهترین استراتژی برای جلوگیری از دریافت ایمیل اسپم در این مورد این است که آنها را باز نکنید تا سرویس دهنده خود آنها را از دید شما بیرون ببرد و همان قسمت Other که در بخش قبلی راجع به آن صحبت کردیم فعال شود.

بی توجهی برای جلوگیری از دریافت ایمیل اسپم

 

فولدربندی ایمیل

یکی دیگر از کارهایی که برای جلوگیری از دریافت ایمیل اسپم و یا بهتر بگوییم عدم نمایش ایمیل های اسپم باید انجام دهید این است که صندوق ورودی خود را فولدر بندی کنید. با این کار شما می توانید این مزیت و برتری را داشته باشید که تمامی ایمیل های مهم خود را در یک فولدر جدا مشاهده کنید. حتی اگر ایمیل جدیدی نیز برای شما بیاید به این فولدر خواهد رفت و می توانید مطمئن باشید که چیز مهمی از دید شما پنهان نخواهد ماند.

تا اینجای کار دیدیم که چگونه می توان کار جلوگیری از دریافت ایمیل اسپم را برای یک ایمیل شخصی انجام داد. اکنون نوبت به آن رسیده است که در مورد جلوگیری از دریافت ایمیل اسپم برای ایمیل های سایت صحبت کنیم.

 

جلوگیری از دریافت ایمیل اسپم برای ایمیل سایت

ایمیل های سایت نیز یکی از مهمترین مواردی هستند و معمولا دچار اسپم های گوناگونی می شوند که می خواهند سرویس های رنگارنگی را برای ارتقای شما به شما پیشنهاد بدهند. اما پنهان کردن این ایمیل ها کمی سخت می باشد و اگر یک [email protected] قبل از نام دامنه شما بزنند آدرس اصلی ایمیل سایت شما را هدف قرار داده اند. سوالی که در اینجا پیش خواهد آمد این است که بهترین راه برای جلوگیری از دریافت ایمیل اسپم در ایمیل سایت چیست و ما چه کاری می توانیم بکنیم؟

به طور کلی می توان این اقدامات را برای جلوگیری از دریافت ایمیل اسپم و کاهش تعداد ایمیل های اسپم در کنار سایر اقدامات قبلی برای برخورد با این نوع از ایمیل ها موثر دانست:

 

از اسکریپت ها و افزونه های نامعتبر استفاده نکنید

یکی از عواملی که می توانند به عنوان یک چراغ سبز برای اسپمر ها عمل کنند اسکریپت ها و افزونه های نامعتبر هستند که معلوم نیست ارائه کننده آنها چه کسی می باشد. در صورتی که از این موراد بی نام و نشان که کارکرد شفافی ندارند در سایت خود دارید باید سریعا آنها را غیر فعال و حذف کرده و آنها را با نسخه های استاندارد جایگزین کنید.

جلوگیری از دریافت ایمیل اسپم برای سایت

 

استفاده از IP اختصاصی

یکی از روش هایی که برای ایمیل های اسپم مورد استفاده قرار می گیرد این است که تعداد زیادی ایمیل برای یک IP ارسال می شود و دستور تحویل آن به تمامی میل سرور های موجود روی هاست های این سرور است. پس در صورتی که از یک هاست اشتراکی استفاده می کنید، بهتر است با صرف یک هزینه کم یک IP اختصاصی برای سایت خود تهیه کنید که دچار این مشکلات نشوید. این امر می تواند در بسیاری از موراد تا حد زیادی موثر باشد.

 

استفاده از ابزار های ضد اسپم

یکی از خدماتی که خیلی از سرور ها به شما ارائه می کنند این است که ابزار هایی را برای شناسایی و بلاک کردن ایمیل های اسپم در اختیار شما قرار خواهند داد و شما می توانید با فعال کردن آنها نسبت به غیر فعال کردن ایمیل های اسپم خود اقدام کنید. به عنوان مثال از این موراد می توان این ابزار ها را معرفی نمود:

  1. Avanan Cloud Email Security
  2. SpamTitan Email Security
  3. G2 Storefront
  4. SaneBox
  5. N-able Mail Assure

با نصب و به کارگیری این ابزار ها می توانید خیال خود را از بابت جلوگیری از دریافت ایمیل اسپم تا حد زیادی راحت کنید و کار را به آنها بسپارید. اما المان های امنیتی دیگری نیز وجود دارند که می توانند به شما کمک کنند، فقط کافی است آنها را به روز نگه دارید.

 

بروزرسانی آیتم ها و سیستم های امنیتی

معمولا در کنترل پنل ها و برنامه های مدیریت ایمیل به صورت دوره ای پچ هایی ارائه می شود که می تواند برای جلوگیری از دریافت ایمیل اسپم به شدت مفید باشد. در صورتی که این آپدیت های امنیتی را به صورت مدون و کامل انجام دهید می تواند تا حد زیادی در جلوگیری از دریافت ایمیل اسپم به شما کمک کند. در مورد این آپدیت ها شما این امکان را دارید تا از خدمات مطمئن و حرفه ای به صورت رایگان و بدون هزینه استفاده کنید.

به طور کلی می توانیم بگوییم در مورد ایمیل های سایت، جلوگیری از دریافت ایمیل اسپم کار نسبتا پر دردسری است، اما بازدهی خیلی بهتری را نسبت به ایمیل های شخصی و ایمیل های سرویس دهندگان بزرگتر خواهید داشت و می توانید درصد موفقیت بالایی را در این ایمیل ها احساس کنید.

بلاک کردن آدرس های اسپم

 

نتیجه گیری

همانطور که در این مقاله دیدیم جلوگیری از دریافت ایمیل اسپم یکی از اقداماتی است که باید به صورت تدریجی و مداوم انجام گیرد. در صورتی که می خواهید دچار این اسپم ها نشوید باید اقدامات گفته شده را به صورت کامل انجام داده و رعایت کنید. همینطور در مورد اینکه ایمیل خود را در کجا وارد می کنید، دقت لازم و کافی را داشته باشید. برای جلوگیری از دریافت ایمیل اسپم می توانید از یک ایمیل دوم که خیلی هم مهم نیست استفاده کنید. اما در صورتی که ایمیل سایت شما به یک ایمیل اسپم تبدیل شده بود باید موراد مربوط به آن را دنبال کرده و ترجیحا IP سایت خود را تغییر دهید. به طور کلی جلوگیری از دریافت ایمیل اسپم کاری پر زحمت است پس بهتر است دقت کافی داشته باشید و گرفتار آن نشوید. در صورتی که برای ایمیل های سایت خود به خدمات حرفه ای نیاز دارید نیز می توانید سری به صفحه سرویس ایمیل تجاری بزنید.

پروتکل POP3 چیست و چگونه کار می کند

وقتی اینترنت گسترش پیدا کرد سرویس های متنوعی بودند که ارائه شدند و در اختیار ما قرار گرفتند، یکی از مهمترین این سرویس ها نامه های الکترونیکی یا همان Email ها هستند که شاید امروزه با گسترش پیام رسان ها و شبکه های اجتماعی مختلف کمی استفاده از آنها کمرنگ شده باشد. اما همچنان به عنوان یکی از روش های ارتباطی رسمی به شمار می آید و در کاربرد های خاص دیگر هنوز به صورتی قدرتمند در حال کار است. پروتکل POP3 یکی از پروتکل هایی است که در زمینه این سرویس خدمت می کند و می توان آن را یکی از اجزای موثر در ارسال و دریافت ایمیل معرفی کرد. هر چند که جایگزین های بهتری نیز برای این پروتکل وجود دارد اما کارکرد منحصر بفرد آن باعث شده است تا همچنان موجودیت خود را حفظ کند.

قبل از اینکه ببینیم پروتکل POP3 چیست و چه کاری را برای شما انجام می دهد، لازم است تا کمی در رابطه با ماهیت ایمیل ها صحبت کنیم و ببینیم که ایمیل چگونه کار می کند تا مشخص شود پروتکل POP3 در کجای این چرخه قرار دارد.

 

سرویس ارسال ایمیل چیست

اولین شبکه اینترنتی که ایجاد شد دو کامپیوتر را در دو دانشگاه به هم مرتبط می کرد، آزمایشگاه نظامی آرپا یک شبکه نسبتا بزرگتر را در آمریکا ایجاد کرد و می توان گفت اولین شبکه بزرگ جهان که یک ارتباط مبتنی بر دریافت و ارسال بسته ها بود بوجود آمد و آرپانت نام گرفت. این شبکه گسترش پیدا کرد و اینترنت را تشکیل داد و به صورت یک پروژه عمومی ارائه شد. پست الکترونیک، Electronic Mail یا همان Email مربوط به اواخر دوره آرپانت می شود و اگر بخواهیم عمومی شدن اینترنت را نقطه شروع آن در نظر بگیریم می توانیم بگوییم که سرویس های ایمیل به نوعی یک سرویس ما قبل تاریخ به حساب می آید و قدمت آن به قبل از اینترنت باز می گردد.

سرویس ارسال ایمیل

ایمیل در طی این سال های متمادی تغییرات زیادی داشته است و پروتکل های زیادی به آن اضافه شده است، امکانات آن تغییر کرده و برخی از پروتکل های نیز مانند، پروتکل POP3 تقریبا به حاشیه رانده شده اند، اما می توان گفت که ساختار کلی نامه الکترونیکی ثابت مانده است و تغییری نداشته است. سرویس ایمیل به شما این امکان را خواهد داد تا یک پیام متنی از نوع متن و یا کد HTML را با اندازه ای مشخص از طریق پروتکل هایی خاص مانند SMTP، IMAP و پروتکل POP3 برای یک آدرس ایمیل دیگر ارسال کنید.

دقت داشته باشید که در این تعریف به جای شخص دیگر از آدرس ایمیل استفاده شد، زیرا مواردی هستند که شما ایمیل را برای یک برنامه کامپیوتری و یا یک ربات ارسال می کنید. این ایمیل می تواند حاوی دستورات مربوطه باشد. اینکه در حال حاضر سرویس شما چه شرایطی دارد و برای کار خود از چه پروتکل هایی استفاده می کند مواردی هستند که سرویس دهنده ها آنها را تعیین می کنند.

 

سرویس دهنده های بزرگ ایمیل

وقتی صحبت از ایمیل به میان می آید واژه هایی نیز با آن همراه خواهند بود که معمولا مربوط به بزرگترین ارائه دهندگان سرویس های ایمیل هستند که به یک اصلاح تبدیل شده است. از انواع مختلف آنها می توان به جیمیل، یاهو، اوت لوک و در موارد قدیمی تر هات میل اشاره کرد. خیلی از این سرویس دهنده ها تبدیل به یک برند و نام شده اند و بعضا به صورتی اشتباه به جای خود ایمیل به کار میروند.

معمولا سرویس دهنده های بزرگ استاندارد های خود را دارند که شامل استفاده از پروتکل SMTP و همینطور IMAP می باشد و انتخاب این موضوع که از پروتکل POP3 استفاده شود یا نه صرفا در بعضی از آنها وجود دارد. معمولا ارائه یک سرویس ایمیل به صورت رایگان می باشد اما ویژگی ها و امکاناتی نیز وجود دارد که به صورت پرمیوم بوده و شما می توانید با تهیه اشتراک برای خود از آنها استفاده کنید. به عنوان مثال با استفاده از سرویس های پرداختی Yahoo شما به یک سرویس ویژه به نام Yahoo Plus دسترسی خواهید داشت که علاوه بر فضای ذخیره سازی بیشتر امکاناتی مانند استفاده از پروتکل POP3 را به شما خواهد داد.

سرویس دهنده های ایمیل

اما این سرویس ها می توانند به صورت خصوصی نیز راه اندازی شوند. شما برای راه اندازی یک ایمیل شخصی به یک دامنه و همینطور یک هاست که این قابلیت را پشتیبانی بکند نیاز خواهید داشت. به عبارت دیگر در صورتی که یک سایت داشته باشید، به راحتی می توانید یک سرویس دهنده ایمیل برای خود ایجاد کنید.

 

سرویس ایمیل سایت

سرویس های ایمیل سایت یکی از مهمترین و الزامی ترین مواردی است که شما باید برای سایت خود ایجاد کنید، در صورتی که شما یک سایت فعال داشته باشید، برای موارد متعدد و مختلفی ممکن است که به ایمیل سایت خود نیاز داشته باشید. در نظر داشته باشید که خیلی از تبادلات با سایت شما ممکن است به ایمیل رسمی سایت شما یعنی همان [email protected] که در آن Yoursite.com درواقع همان دامنه شما است، نیاز باشد. از این سرویس ها می توان به خدمات انتقال مالکیت دامنه اشاره کرد که در آن تمام کارهای شما با استفاده از ایمیل سایتتان انجام خواهد گرفت.

سرویس ایمیل سایت یک سرویس جامع با قابلیت های بالا برای کنترل کامل ایمیل است که شما با استفاده از آن می توانید یک دسترسی جامع به سیاست ها و پروتکل های ایمیل را در آن داشته باشید. به عنوان مثال می توانید تعداد ایمیل ها، فضایی که برای ذخیره سازی ارائه می شود، پروتکل هایی مانند IMAP یا پروتکل POP3 و اینکه در چه زمانی از کدام پروتکل استفاده شود را تنظیم نمایید. برای این تنظیمات می توانید از طریق بخش ایمیل در کنترل پنل هاست خود اقدام کنید.

پروتکل POP3 یکی از پروتکل هایی است که به علت اشغال نگه نداشتن سرور می تواند یک گزینه خوب برای استفاده در ایمیل سایت باشد که در ادامه بیشتر به آن می پردازیم.

 

پروتکل POP3 چیست

تا اینجای مقاله دیدیم که ایمیل چیست، از کجا آمده است، توسط چه کسانی ارائه می شود و ما چگونه می توانیم یک سرور ایمیل داشته باشیم و در این بین نیز اشاره هایی به اینکه پروتکل POP3 چه نقشی دارد داشتیم. اکنون نوبت به آن رسیده است که پروتکل POP3 را به صورت کامل باز کنیم و ببینیم این پروتکل چیست و به چه دردی می خورد. برای این کار لازم است تا در مورد اینکه ایمیل چگونه کار می کند  کمی بیشتر صحبت کنیم. ادامه مطلب را با بررسی تصویر زیر ادامه خواهیم داد:

سرویس پروتکل POP3

 

عملیات سه مرحله ای که در شکل مشاهده می کنید نشان دهنده این است که یک ایمیل چگونه ارسال می شود و برای ارسال و رسیدن به مقصد باید چه مسیری را طی کند. همانگونه که مشاهده می کنید، پروتکل های زیادی در این رابطه درگیر هستند. برای ارسال ایمیل در اولین قدم از پروتکل SMTP استفاده می شود. ایمیل مورد نظر ما از طریق این پروتکل کد شده و روی بستر اینترنت به طرف سرور ها به حرکت در می آید. میل سرور ارسال کننده یا همان Sender می تواند یکی از سرویس دهندگان عمومی مانند جیمیل و یاهو و یا سایت هایی که درباره آنها صحبت کردیم باشند، و یا می تواند یک میل سرور اختصاصی مربوط به سایت و یا سرور ایمیل راه اندازی شده شما باشد.

بعد از دریافت این ایمیل توسط سرور ما، نامه الکترونیکی مورد نظر به صورت کد شده به سمت میل سرور مقصد فرستاده خواهد شد. این انتقال در زمانی کوتاه انجام خواهد گرفت و در صورتی که آدرس ایمیل را به درستی وارد کرده باشید، ایمیل شما به سرور مورد نظر خواهد رسید. در صورتی که ایمیل مورد نظر شما به یک سرور اشتباه وارد شده باشد، خیلی از سرویس ها این ویژگی را دارند تا به شما اطلاع دهند که این اتفاق افتاده است و مشکلی در میانه راه پیش آمده است.

در صورتی که میل سرور مورد نظر ایمیل را دریافت کند، یک پیام یا همان نوتیفیکیشن به سیستم و یا موبایل دریافت کننده ارسال خواهد شد که وی از این ایمیل آگاه شود. در اینجاست که پروتکل POP3 وارد میدان خواهد شد. وقتی که دریافت کننده بخواهد ایمیل خود را از سرور بخواند، ایمیل باید روی سیستم وی بارگذاری شود. این بارگذاری می تواند به یکی از روش های IMAP و یا استفاده از پروتکل POP3 باشد.

لازم به یادآوری است که استفاده از پروتکل POP3 مبنی بر این است که تنظیمات میل سرور شما آن را تعریف کرده باشد و به سرور مورد نظر گفته باشد که در نهایت این ایمیل از نوع انتقال پروتکل POP3 استفاده می کند. پروتکل POP3 به این گونه عمل می کند که در صورت خوانده شدن و دانلود شدن ایمیل از روی سرور، فایل و کد اصلی ایمیل که روی سرور بود به صورت کامل به سیستم گیرنده منتقل خواهد شد و دیگر روی سرور قابل دسترسی نخواهد بود.

سرویس های پروتکل POP3

یعنی وقتی پروتکل POP3 مورد استفاده قرار می گیرد، شما نمی توانید دوباره به سراغ این ایمیل بروید، مگر که آن را روی سیستم خود ذخیره کرده باشید. برنامه هایی مانند Microsoft Outlook وجود دارند که ایمیل های استفاده کننده از پروتکل POP3 را برای شما به صورت خودکار روی سیستم ذخیره می کنند و حتی این امکان را به شما خواهد داد که از آنها بکاپ بگیرید. اما به طور کلی با استفاده از پروتکل POP3 ایمیل از روی سرور پاک خواهد شد.

در مقابل پروتکل POP3 پروتکل IMAP قرار گرفته است که ایمیل ها را روی سرور نگه می دارد و تقریبا تمامی میل سرور های بزرگ و عمومی به صورت پیشفرض از این سرویس به جای پروتکل POP3 استفاده می کنند. در ادامه ابتدا بیشتر در مورد تفاوت های پروتکل POP3 و همینطور IMAP خواهیم پرداخت.

 

تفاوت پروتکل POP3 و IMAP

دو پروتکل POP3 و IMAP هر دو از پروتکل های دریافت ایمیل هستند و در سمت دریافت کننده مشغول به کار خواهند شد. اینکه شما با چه روشی این ایمیل را دریافت کنید، موضوعی است که سرورهای فرستنده آن را تعیین خواهند کرد. همانطور که پیشتر نیز به آن اشاره کردیم تفاوت اصلی پروتکل POP3 و IMAP در این است که در پروتکل POP3 شما ایمیل را روی سیستم خود دانلود کرده، در آنجا نگهداری می کنید و نسخه اصلی از روی سرور پاک خواهد شد، اما در پروتکل IMAP شما یک کپی از آن را روی سیستم خود بیاورید و میل سرور شما نگهدارنده اصلی ایمیل خواهد بود.

اگر بخواهیم بگوییم بین دو پروتکل POP3 و IMAP کدام یک استاندارد است و باید مورد استفاده قرار گیرد باید IMAP را برای این مورد معرفی کنیم. در واقع IMAP پروتکل استانداردی است که به عنوان پروتکل استاندارد ارسال پیام روی بستر TCP/IP معرفی شده است و انتظار می رود که به صورتی کاملا حرفه ای و استاندارد وضعیت ایمیل ها را مدیریت کند. البته پروتکل POP3 هنوز کارایی های مربوط به خود را دارد که رد ادامه معرفی خواهد شد.

تفاوت پروتکل POP3 و IMAP

 

مزایا و معایب استفاده از پروتکل POP3

استفاده از پروتکل POP3 هر چند کمی دردسر ساز خواهد بود اما مزایای مربوط به خود را دارد و در بعضی از موارد باید حتما از آن استفاده شود. مهمترین دلیلی که می توان برای استفاده از پروتکل POP3 معرفی نمود، تامین امنیت محتوای ایمیلی است که برای شما ارسال می شود. با استفاده از پروتکل POP3 شما ایمیل را از روی سرور دانلود کرده و اکنون شما تنها کسی هستید که آن را در اختیار دارد. یا بهتر بگوییم ازین محتوای ایمیل تنها یک نسخه و آن هم روی دیوایس مربوطه شما وجود خواهد داشت.

در اینصورت اگر یوزرنیم و پسورد ایمیل شما فاش شود و یا مورد دسترسی قرار بگیرد، دیگر ایمیلی وجود ندارد که محتوای آن بخواهد مورد دسترسی قرار بگیرد. برای بعضی از ایمیل ها و اکانت های کاری نیز پروتکل POP3 به صورت بهینه و خودکار تمامی ایمیل هایی که ضروری نباشد را حذف خواهند کرد و شما تنها کاری که نیاز است انجام دهید این است که ایمیل های مورد نیاز خود و ایمیل های مهم را ذخیره کنید.

از معایب پروتکل POP3 باید به این مورد اشاره کرد که در صورتی که ناخواسته یک پیام را باز کرده و مرورگر خود را ببینید، ایمیل را از دست داده اید. حتی ممکن است از محتوای آن آگاهی نداشته باشید. یعنی این اطمینان که ایمیل به شما می دهد که همیشه و هر موقع از طریق هر دیوایسی می توانید به آن دسترسی کنید، از بین خواهد رفت و ایمیل شما یک رسانه انتقال پیام کاملا ناپایدار خواهد بود.

مزایای پروتکل POP3

 

نتیجه گیری

پروتکل POP3 یکی از پروتکل های ارسای ایمیل است که ایمیل شما را تبدیل به یک پیام یک بار مصرف می کند. به این صورت که در صورتی که به نحوی آن را ذخیره نکنید از بین خواهد رفت و دیگر به آن دسترسی نخواهید داشت. پروتکل POP3 روی سرور گیرنده فاعل خواهد شد، اما استفاده از آن را فرستنده تعیین می کند. در صورتی که میخواهید از سیستم ارسال با استفاده از این پروتکل استفاده کنید باید همه جوانب آن را بسنجید و از ارسال ایمیل های مهم با این پروتکل خودداری کنید. در صورتی که به دنبال یک سرویس ایده آل برای ایمیل خود می گردید به شما پیشنهاد می کنیم نگاهی به صفحه میزبانی ایمیل ابری بیاندازید.

اتصال جیمیل به وردپرس از طریق WP Mail SMTP

قبلا در مورد مشکلی صحبت کردیم که گریبانگیر بسیاری از وردپرس کار ها بود و این مورد یعنی مشکل ارسال ایمیل وردپرس با افزونه ی WP Mail SMTP حل میشد و یکی از روش های این افزونه اتصال جیمیل به وردپرس بود به این صورت که بتوانیم تمامی زحمت ارسال ایمیل سایتمان را به دوش جیمیل بیندازیم، موضوع مفصل امروز ما دقیقا در مورد همین است.

 

علت مفید بودن اتصال جیمیل به وردپرس چیست!؟

اتصال جیمیل به وردپرس یکی از موارد و کارهایی است که می تواند در برقراری یک ارتباط دائمی و خوب به شما کمک کند. اگر یک جست و جوی کوتاه و کوچک راجع به موضوع اتصال جیمیل به وردپرس انجام داده باشید، قطعا متوجه خواهید شد که این روش یکی از مهمترین و اصلی ترین روش های رفع مشکل ایمیل سایت است، که توسط افزونه های مختلفی انجام می شود. اگر این مشکل به سراغ شما نیامده است باید بدانید که “پیشگیری بهتر از درمان است”. لازم نیست برای بوجود آمدن مشکل صبر کنید. راه حل خوبی برای هرگز رخ ندادن آن وجود دارد که در این مطلب به معرفی آن می پردازیم.

در این مطلب ما قصد داریم تا به ارائه این مسئله به طور کامل بپردازیم و ببینیم برای اتصال جیمیل به وردپرس لازم است تا شما چه کاری را انجام دهید و باید چه مراحلی را طی کنید تا از وقوع قطعی های بی مورد و اختلال در کارکرد اصلی سایت جلوگیری شود. اتصال جیمیل به ایمیل سایت به شما کمک خواهد کرد که با استفاده از SMTP جیمیل، همواره یک ارتباط قوی و خوب را برای ارسال ایمیل های خود حفظ کنید. البته درست است که محدودیت هایی روی این ارسال وجود دارد، اما می توان از ارسال ها مطمئن بود، و با خیالی آسوده به فکر سایر قسمت های سایت بود.

 

بهترین راه برای اتصال جیمیل به وردپرس

برای اینکه از سرویس ارسال ایمیل جیمیل خود روی وردپرس بهره ببرید باید به نکات مختلفی توجه داشته باشید که نصب یک افزونه خوب بهترین روش برای اینکار خواهد بود. البته شما این امکان را خواهید داشت که این اتصال را از طریق نوشتن کد به صورت دستی نیز دنبال کنید. اما باید توجه داشته باشید که برای این تغییرات لازم است از سطح دانش بالایی برخوردار باشید و همینطور این کدنویسی می تواند هزینه بالایی برای داشته باشد. اگر این دو مورد نیز به راحتی برای شما قابل رفع باشند، باز هم برای این کار از هارد کد استفاده کرده اید و وارد کردن کد های شخصی به برنامه می تواند موجب آسیب زدن به جامعیت سایت شما شود و ممکن است با این کار روی بعضی دیگر از توابع و عملکرد های سایت نیز تاثیرات بدی داشته باشد.

پس بهترین راه برای اینکار نصب یک افزونه ساده و حرفه ای است که بتوانید این کار را با آن دنبال نمایید. افزونه های زیادی هستند که بر این اساس کار می کنند و ادعای این را دارند که قادر خواهند بود این کار را به انجام برسانند که از بین آن ها می توان به SMTP Mailer، WP Gmail SMTP، WP Mail Bank و WP Mail SMTP اشاره نمود. افزونه WP Mail SMTP گزینه ای است که ما برای بررسی در این مقاله انتخاب کرده ایم و کار را روی آن دنبال خواهیم نمود.

 

نصب و راه اندازی پلاگین WP Mail SMTP

برای اینکه پلاگین WP Mail SMTP را نصب و راه اندازی کنید باید در قسمت افزونه ها روی افزودن کلیک کرده و نام این افزونه را سرچ کنید. در بین گزینه های پیشنهادی که وردپرس در اختیار شما می گذارد، گزینه WP Mail SMTP by WPForms را نصب نمایید و آن را فعال کنید.

پس از تنظیم آدرس و نام ایمیل شما باید در قسمت انتخاب ارسال کننده های ایمیل گزینه جیمیل را انتخاب نمایید. با این کار خواهید دید که فیلد های ورود اطلاعات که در قسمت پایینی آن قرار دارند تغییر خواهند یافت. برای پیدا کردن این اطلاعات و همینطور راه اندازی SMTP جیمیل شما نیاز دارید که یک Gmail Api برای اکانت جیمیل خود ایجاد نمایید. در ادامه به بررسی روش ها و روند آن خواهیم پرداخت.

افزونه wp mail smtp

 

ساخت Gmail api

برای ساختن یک Api شما نیاز دارید تا از طریق کنسول Developer گوگل نسبت به ساخت آن اقدام کنید. برای این کار ما باید با استفاده از لینک دولوپر کنسول به این بخش کاربردی و مهم برویم که بتوان از طریق آن این Api را ساخت.

در صورتی که برای بار اول وارد این کنسول شده باشید یک فرم اطلاعات و تاییدیه به شما داده خواهد شد. شما باید با تکمیل این اطلاعات که شامل کشور محل سکونت و همینطور تیک تایید قبول قوانین و مقررات وضع شده گوگل می باشد. فرم را تایید نمایید.

تنظیمات api گوگل

البته توجه داشته باشید که کشور ایران جزو فهرست کشور های محل سکونت آورده نشده است. شما میتوانید برای این گزینه از United States استفاده نمایید.  بعد از تایید شما به صفحه ای منتقل خواهید شد که در آن یک فهرست کشویی در اختیار شما قرار خواهد گرفت که می توانید کاری که مد نظر دارید را از بین گزینه های آن انتخاب کنید. برای ساخت یک API شما باید گزینه Create a Project را انتخاب نمایید. این گزینه در تصویر زیر قابل مشاهده است.

تنظیمات api گوگل 2

بعد از اینکه از طریق این گزینه به صفحه بعد رفتید پیامی مبنی بر آماده بودن API دریافت می کنید. این پیام به این معناست که تنظیمات ساخت یک API جدید برای شما برقرار شده است. اما برای بدست آوردن یک API جدید و استفاده از آن هنوز مسیر درازی را در پیش رو داریم و باید مراحل زیادی را دنبال کنیم. برای وارد شدن به این مراحل در شکلی که در ادامه به شما نشان داده شده است روی گزینه Go to credentials کلیک کنید.

تنظیمات api گوگل 3

پس از کلیک روی این دکمه شما به صفحه دیگری منتقل خواهید شد که باید اطلاعات مربوط به API خود را در آن وارد نمایید. در این صفحه شما باید گزینه های Gmail Api و همینطور Web Server را انتخاب کنید تا بتوانید یک API مناسب برای استفاده در ارسال ایمیل سایت وردپرس خود بسازید.

تنظیمات api گوگل 4

پس از تکمیل این اطلاعات و کلیک روی دکمه تایید مورد نظر یک پیام به صورت پاپ آپ برای شما باز می شود. که دو گزینه Set Up Consent Screen و Not Now را به شما نشان میدهد.

تنظیمات api گوگل 5

شما باید گزینه Set Up Consent Screen را انتخاب کنید تا قبل از هر چیزی مشخص کنید که User ها و کاربرانی که قصد استفاده از API شما را دارند با چه روش هایی می توانند به آن دسترسی داشته باشند و این API قرار است به صورت آزمایشی و برای کاربران محدود باشد یا سراسری و برای تمامی کاربران. شما از گزینه های این صفحه باید گزینه Internal را انتخاب نمایید.

تنظیمات api گوگل 6

بعد از این صفحه شما به یک فرم ورود اطلاعات هدایت خواهید شد که در آن باید اطلاعات لازم و ضروری برای API خود را به طور کامل وارد کنید. در فیلد اول شما باید یک نام را برای API خود انتخاب کنید که API شما با این نام نمایش داده خواهد شد و شما از طریق آن می توانید API خود را شناسایی نمایید.

تنظیمات api گوگل 7

در فیلد دوم شما باید یک ایمیل پشتیبان وارد کرده که بوسیله آن کاربرانی که از API شما استفاده می کنند در صورت لزوم بتوانند با شما ارتباط برقرار کنند. البته این کاربران برای ما که قصد داریم از این API برای اتصال جیمیل به وردپرس استفاده نماییم جامعه کوچکی را شامل خواهد شد.

در فیلد بعدی نیز می توانید یک لوگو را به گوگل معرفی نمایید. از آنجایی که این API ها برای برنامه ها و اپلیکیشن ها نیز قابل استفاده است، این امکان در این قسمت اضافه شده است. شما میتوانید از لوگوی سایت خود برای اینکار استفاده نمایید و یا اینکه این فیلد اختیاری را خالی بگذارید.

تنظیمات api گوگل 8

در ادامه فرم شما باید اطلاعات مربوط به دومین (دامنه) خود را در سه فیلد اول وارد نمایید که ما از این کار صرف نظر می کنیم. وارد کردن این اطلاعات اختیاری بوده و در روند ساخت API و چگونگی استفاده از آن تاثیری نخواهد داشت.

در پایین ترین و آخرین قسمت از این فرم یک فیلد ضروری دیگر وجود دارد که شما باید یک ایمیل را به منظور برقراری ارتباط با دولوپر (برنامه نویس سایت) وارد کنید تا در صورت بروز مشکل و یا نوتیفیکیشن (اطلاع رسانی) های مهم و حیاتی در دسترس باشد. پیشنهاد می گردد از یک ایمیل معتبر که آن را بررسی می نمایید برای این کار استفاده کنید. پس از ورود این اطلاعات روی عبارت Save and Continue کلیک کرده تا به مرحله بعدی منتقل شوید.

تنظیمات api گوگل 9

بعد از این مرحله پنجره ای به شما نمایش داده خواهد شد که میتوانید Scope های مختلف را در آن ملاحظه نمایید و یک برنامه ریزی را برای اپلیکیشن و یا اتصال جیمیل به سایت خود طراحی کرده و به اجرا بگذارید. این قابلیت مورد توجه ما نیست و نمایش این صفحه صرفا بخاطر این است که بعد از زدن Save and Continue به این صفحه منتقل خواهید شد. برای اینکه به جایی که می خواهیم برویم شما باید از طریق نوار جستجویی که در بالای صفحه قرار دارد عبارت Gmail API را جستجو نمایید.

تنظیمات api گوگل 10

همانطور که مشاهده میکنید یک API جیمیل به شما نمایش داده خواهد شد که زیر آن دو گزینه وجود دارد. گزینه Manage که برای مدیریت این API مورد استفاده قرار می گیرد و همینطور گزینه Try this API که یک راهنما را برای شما باز خواهد کرد که نحوه ارتباطات و کدهای مختلف فعال در این API را به نمایش خواهد گذاشت. اما از آن دو مهمتر نشان تایید سبز رنگی است که در کنار این دو گزینه قرار دارد و مشخص کننده فعال بودن و آماده به کار بودن این API است.

برای بهره گیری از این API کافی است که دو کلیدی که این API به شما میدهد را به افزونه دهید. تا اینجا شما بیشتر مراحل اتصال جیمیل به وردپرس را طی کرده و یک API آماده به کار را ایجاد نموده اید. اما برای بهره برداری کامل از آنچه که ایجاد نموده اید لازم دارید تا یک گام کوتاه دیگر را بردارید و این قابلیت را به API جیمیل خود اضافه کنید. برای این کار روی کلید Manage کلیک کنید.

تنظیمات api گوگل 11

بعد از کلیک روی Manage شما به صفحه مدیریتی API منتقل خواهید شد که در این صفحه گزینه هایی در اختیار دارید. شاید در ابتدا این صفحه شبیه به همان صفحاتی که در مراحل میانی کار با آن ها مواجه می شدیم باشد. اما توجه داشته باشید که به هیچ عنوان اینطور نیست. برای برداشتن کلید هایی که از این API لازم داریم ابتدا شما باید از منوی سمت چپ گزینه Credentials که با آیکون کلید مشخص شده است را انتخاب نمایید.

بعد از این کار از منوی بالای صفحه Credentials که در زیر نوار جست و جو قرار دارد گزینه Create Credentials را انتخاب کنید. پس از این کار صفحه ای به صورت آبشاری باز شده که شما گزینه های متعددی از جمله گزینه API Key را در آن مشاهده خواهید کرد. API Key همان گزینه ای خواهد بود که برای شما کلید های مورد نیاز برای اتصال جیمیل به وردپرس را تولید می کند و شما اطلاعاتی را که باید درون سایت خود و در تنظیمات افزونه وارد کنید را از این قسمت مشاهده خواهید نمود.

تنظیمات api گوگل 12

وقتی شما روی این بخش کلیک کنید به صورت خودکار یک کلید برای شما تولید خواهد شد. می توانید این کلید تولید شده را از قسمت API Keys در وسط صفحه مشاهده کنید. شما دو فیلد Name و همینطور Key را برای وارد کردن در افزونه نیاز دارید تا بتوانید اتصال جیمیل به وردپرس را به صورت موفق برقرار کنید.

وارد کردن api گوگل

اکنون به سایت باز میگردیم. برای استفاده از SMTP ارائه شده توسط جیمیل و همینطور اتصال جیمیل به وردپرس کافی است که المان های Name را درون Client ID و Key را درون Client Secret وارد کنید. پس از آن این اطلاعات تایید شده و می توانید ایمیل تست را با موفقیت ارسال کنید.

 

نتیجه گیری

برای اتصال جیمیل به وردپرس شما باید مراحل طولانی و نسبتا پیچیده ساخت API را طی کنید. اما این کار ارزشش را دارد و با این اتصال شما قادر خواهید بود به طور کامل از بروز مشکل ارسال نشدن ایمیل سایت به طور کامل جلوگیری کنید. دقت داشته باشید که در انجام مراحل ساخت API ممکن است تفاوت هایی را با تصاویر شاهد باشید. این تفاوت ها عموما به خاطر آپدیت های دوره ای و البته زودهنگام گوگل اتفاق می افتد که بعضی از روال ها را دچار تغییرات خاصی می نماید.

ساده ترین روش برای رفع مشکل ارسال ایمیل وردپرس

مشکلات مختلفی ممکن است گریبان یک سایت را بگیرند. اگر شما مدیریت سایتی را برعهده داشته باشید قطعا با این مسائل آشنا خواهید بود و می دانید که هر از گاهی مشکلاتی سر راه شما سبز خواهند شد، که برای رهایی از آن باید اقدامات خاصی را انجام دهید. مشکل ارسال ایمیل وردپرس یکی از این مشکلات است که جزو موارد شایع در سایت های مختلف به حساب می آید. خوشبختانه این مشکل از آندست مشکلاتی است که با آموزش ارائه شده در این مطلب می توان به سادگی از دست آن خلاص شد. قبل از شروع به رفع کردن آن ابتدا اجازه دهید با هم ببینیم که این مشکل از کجا می آید.

 

مشکل ارسال ایمیل وردپرس از کجاست!؟

یکی از مشکلات اعصاب خورد کن و پردردسر عدم ارسال ایمیل در سایت وردپرسی است که با بوجود آمدن این مشکل، سایت شما از ارسال ایمیل به صورت صحیح عاجز خواهد شد. به عنوان مثال ایمیل های حاوی لینک های تایید ثبت نام و یا پیام های مختلفی که برای کاربران خود ارسال می کنید هرگز به دست آن ها نخواهد رسید و ارسال نخواهد شد. اما ایراد از کجای کار است که به همچین مسئله ای برخورد می کنیم!؟

برای ارسال یک ایمیل به صورت صحیح و کامل، سایت شما نیاز دارد تا یک همکاری خوب را با هاست داشته باشد. برای ارسال ایمیل وردپرس توابع زیادی مشغول به کار هستند که یکی از آن ها تابع Mail() است. این تابع مربوط به زبان برنامه نویسی php ممکن است روی هاست شما فعال نبوده باشد و مشکلاتی را در ارسال ایمیل برای شما ایجاد نماید.

در این موارد سایت وردپرسی شما کار خود را انجام داده و تمامی مراحل به صورت درست انجام می شود. اما ممکن است در مرحله پایانی که ارسال ایمیل توسط هاست خواهد بود تابعی که به آن اشاره کردیم کار خود را انجام ندهد و ایمیل شما ارسال نشود. اما روش درست کردن و رفع کردن این مشکل چیست!؟ شما برای رفع مشکل ارسال ایمیل وردپرس و دور زدن این توابع می توانید از افزونه ها استفاده نمایید. افزونه هایی هستند که یک تنظیم ساده را روی سایت شما انجام داده و کار ارسال ایمیل را به صورت خودکار برای شما انجام خواهند داد. اجازه دهید تا در ادامه به بررسی یکی از بهترین انواع این افزونه ها و همینطور ارائه یک راه و روش ایده آل برای رفع مشکل ارسال ایمیل وردپرس بپردازیم.

 

راه حل رفع مشکل ارسال ایمیل در وردپرس

معمولا روش های مختلف و متنوعی برای رفع مشکل ارسال ایمیل وردپرس پیشنهاد می گردد که مراحلی گیج کننده و سخت دارند. در اینجا قرار است که به ساده ترین روش رفع این مشکل یعنی نصب افزونه WP Mail SMTP بپردازیم.

برای نصب این افزونه لازم نیست کاری را برخلاف سایر افزونه ها انجام دهید. فقط کافی است از منوی وردپرس خود به بخش افزونه ها رفته و روی افزودن کلیک کنید تا به صفحه ای هدایت شوید که می توانید از آنجا دانلود افزونه ها را انجام دهید.

WP Mail SMTP عبارتی است که باید آن را در این صفحه جست و جو کنید. بعد از نمایان شدن نتایج شما باید این افزونه را از بین سایرین پیدا کرده و آن را روی سایت خود نصب نمایید.

نصب افزونه ایمیل

پس از نصب و همینطور فعالسازی این افزونه و ملحق شدن به 2 میلیون کاربری که این افزونه را نصب و فعال نموده اند، باید از پنل وردپرس خود گزینه ایمیل را که تازه به آن اضافه شده است انتخاب نمایید. پس از این کار شما با این صفحه مواجه خواهید شد:

تنظیمات افرونه smtp

در این قسمت با یک پیکربندی ساده می توانید این افزونه را فعال و مشکل ارسال ایمیل وردپرس سایت خود را حل نمایید.

اولین گزینه ای که این افزونه می خواهد تا آن را وارد کنید، آدرس ایمیلی است که مد نظر است تا ایمیل های شما با آن ارسال شود.

در قسمت بعدی نیز نام ارسال کننده را تعیین نمایید. هر عنوانی که اینجا درج کنید به عنوان نام در ارسال ایمیل وردپرس مورد استفاده قرار خواهد گرفت.

گزینه بعدی یک قابلیت انتخاب یا عدم انتخاب را به شما می دهد. شما با انتخاب این گزینه تعیین می کنید که نامی که در قسمت قبل برای ایمیل هایی که ارسال می شوند تعیین کرده اید برای تمام ایمیل های ارسالی، صرف نظر از اینکه پلاگین ها و افزونه های دیگر چه عنوانی را برای آن انتخاب کرده باشند، روی تمام ایمیل ها اعمال می شود. انتخاب این گزینه ممکن است در ایمیل هایی که از طریق پنل کاربری سایت شما، و یا پس از ثبت سفارش برای اعضای سایت ارسال میشوند تغییراتی را ایجاد کند.

از اینجا به بعد داستان کمی متفاوت خواهد بود و وقت آن رسیده است تا تنظیمات اصلی را اعمال نمایید.

انتخاب smtp ایمیل

در این قسمت شما باید انتخاب کنید که به چه روش هایی می خواهید ایمیل خود را ارسال کنید. شما برای این کار گزینه های مختلفی را خواهید داشت که در شکل قابل مشاهده هستند. گزینه پیش فرض همان تابع اصلی سایت شماست که در صورتی که ایراد داشته باشد باید از روش های دیگر و بهتری برای اینکار استفاده نمایید. پیشنهاد ما برای این کار استفاده از گزینه های”SMTP های دیگر” و همینطور “Gmail” یا اگر تعداد ایمیل هایتان زیاد است تهیه سرویس ایمیل تجاری پیشنهاد میشود، که در ادامه به بررسی هر کدام از آنها خواهیم پرداخت.

 

استفاده از SMTP برای ارسال ایمیل

قبل از اینکه کار خود را شروع کنیم لازم است تا توضیحاتی را درباره این که SMTP چیست و چه کاری را برای ما در اینجا انجام خواهد داد ارائه کنیم. به طور کلی SMTP یک پروتکل اینترنتی است که از آن برای ارسال و دریافت ایمیل استفاده می شود.

سرویس SMTP روی هاست شما قرار دارد و می توانید از طریق کنترل پنل هاست به آن دسترسی داشته باشد. شما می توانید با استفاده از خدمات این پروتکل که توسط هاست شما به شما ارائه می گردد نسبت به برقراری یک ارتباط برای ارسال ایمیل اقدام کنید. دسترسی به اطلاعات SMTP از طریق دو کنترل پنل Cpanel و Directadmin در ادامه آموزش داده خواهد شد:

 

پیدا کردن اطلاعات SMTP در Cpanel

برای دسترسی به این اطلاعات باید در کنترل پنل هاست خود به Email Account بروید.

دریافت smtp سی پنل

بعد از اینکه به این قسمت وارد شدید مانند تصویر زیر باید گزینه Connect Devices را انتخاب کرده و وارد بخش اطلاعات کانکت شدن به SMTP شوید.

اطلاعات smtp سی پنل

همانطور که مشاهده می کنید کلیه اطلاعات مربوط به SMTP Server و یا SMTP Email Address در قسمت Mail Client Manual Settings قابل مشاهده خواهد بود و این تمام چیزی است که شما برای پیکربندی افزونه خود به آن نیاز دارید.

دریافت اطلاعات smtp در سی پنل

در صورتی که هاست شما از کنترل پنل Cpanel استفاده می کند. وقت آن رسیده که قسمت بعدی را رد کرده و مستقیم به بخش وارد کردن اطلاعات SMTP بروید. اما در صورتی که از کنترل پنل Directadmin استفاده می کنید. ادامه در ادامه این مطلب برای بررسی اینکه اطلاعات مورد نظر را از کجا پیدا کنیم با ما همراه باشید.

 

پیدا کردن اطلاعات SMTP در Directadmin

برای اینکار باید وارد منوی مدیریتی Directadmin شده و به منوی Email Account بروید. بعد از این کار شما تمام ایمیل های خود را مشاهده خواهید کرد.

smtp در دایرکت ادمین

با کلیک روی بعلاوه کوچک انتهای هر ردیف و انتخاب گزینه Download Outlook Configuration یک فایل تکست متنی به شما تحویل داده خواهد شد که کلیه اطلاعات مورد نیاز مربوط به SMTP در آن قرار دارد.

بعد از اینکه شما اطلاعات مربوط به SMTP هاست خود را استخراج نمودید نوبت به وارد کردن آن ها در افزونه و تکمیل پیکربندی خواهد بود.

پس از انتخاب گزینه SMTP های دیگر از بین سایر گزینه ها، فیلد های مربوط به اطلاعات SMTP در بخش پایینی سایت شما نمایش داده خواهد شد.

تنظیمات smtp در وردپرس

برای فیلد اول یا SMTP هاست معمولا به صورت mail.yoursite.com می باشد. که البته yoursite نام دامنه شما بوده و پسوند .com نیز می تواند بنا بر دامنه شما تغییر کند.

بعد از وارد کردن SMTP Host نوبت به انتخاب رمزنگاری می رسد. شما باید از بین سه گزینه عدم انتخاب یک رمزگذاری روی ایمیل، رمزنگاری SSL و رمزنگاری TLS یک مورد را انتخاب نمایید. اجرای این کار بدون رمزنگاری به هیچ عنوان توصیه نمی شود. ممکن است شما قصد داشته باشید ایمیل های مهمی مانند لینک های ریست کردن پسورد و یا اطلاعات حساس دیگر را از این طریق ارسال کنید که بدون رمزنگاری اطلاعات شما به خطر می افتد.

در انتخاب رمزنگاری SSL شما باید پورت SMTP خود را مطابق با اطلاعاتی که هاست در اختیار شما قرار داده است تنظیم نمایید. برای TLS نیز کار با همین روند دنبال خواهد شد. در صورت استفاده از SSL یک گزینه TLS خودکار برای شما نمایش داده می شود که سرور شما به طور پیشفرض از طریق TSL متصل خواهد شد. شما می توانید این گزینه را غیر فعال نمایید.

گزینه بعدی احراز هویت است که امکان غیر فعال کردن آن نیز وجود دارد اما به هیچ عنوان توصیه نمی شود. این گزینه ارسال ایمیل شما را در برابر اقدامات متعدد دریافت ایمیل برای نفوذ به سایت که اصطلاحا به آن ها تلاش برای جعل هویت یا اسپوفینگ گفته می شود، ایمن می کند.

نام کاربری و رمز عبور SMTP نیز از دیگر موارد اساسی هستند که هاست شما در اختیارتان خواهد گذاشت. پس از تکمیل این اطلاعات و زدن کلید ذخیره این افزونه برای شما شروع به کار کرده و مشکل ارسال ایمیل وردپرس شما به طور کامل رفع خواهد شد.

 

استفاده از Gmail برای رفع مشکل ارسال ایمیل

یکی دیگر از گزینه هایی که این افزونه برای شما فراهم می نماید استفاده از Gmail برای رفع مشکل ارسال ایمیل وردپرس است. این سرویس ایمیل محبوب یکی از سرویس هایی است که قابلیت بالایی دارد و شما می توانید آن را به سایت وردپرس خود متصل نمایید.

تنظیمات smtp جیمیل

شما می توانید اطلاعات مربوطه را از طریق Gmail Documentation بدست آورید.

 

نتیجه گیری

به طور کلی رفع مشکل ایمیل وردپرس از آندست مواردی است که نیاز به کمی دقت دارد. البته نصب و راه اندازی این افزونه می تواند کمک بسیار درخور توجهی برای شما باشد و همانطور که با هم دیدیم تنظیم آن کار زیاد مشکلی نبود. شما برای ارسال ایمیل وردپرس می توانید از گزینه های دیگر ارائه شده توسط این افزونه مانند Outlook استفاده نمایید. اما به یاد داشته باشید استفاده از SMTP همواره یکی از بهترین روش ها خواهد بود.

پاسخگوی خودکار ایمیل (راه نجات سایت شما)

در بین روش های مختلف برای برقراری ارتباط بین مراجعه کنندگان سایتتان با شما، یکی از روش های رسمی استفاده از ایمیل است. و ما مفصلا در مورد ساخت ایمیل سایت قبلا صحبت کردیم اما معمولا پاسخدهی به ایمیل کمی طول خواهد کشید و حتی خیلی از افرادی که ایمیل ارسال می کنند امیدی به چک شدن این ایمیل ها ندارند. پاسخگوی خودکار ایمیل قابلیتی است که به شما کمک خواهد کرد این دید منفی را به کلی تغییر داده و به کسی که به شما ایمیل می فرستد این اطمینان را بدهید که ایمیل او بررسی خواهد شد و به زودی از طرف شما جواب خواهد گرفت. در ادامه بیشتر به بررسی این قابلیت خواهیم پرداخت.

 

پاسخگوی خودکار ایمیل چیست و چگونه از آن استفاده کنیم

اگر بخواهیم یک تعریف کلی از پاسخگوی خودکار به ایمیل ارائه دهیم می توانیم بگوییم: “پاسخگوی خودکار یا Auto Responder، قابلیتی است که پس از دریافت یک ایمیل تازه، به ارسال کننده پیامی مبنی بر دریافت این ایمیل ارسال کرده و متن از پیش تعریف شده ای را برای وی ارسال خواهد کرد.” اما این واقعا به چه معناست و قرار است چه کاری توسط پاسخگوی خودکار انجام شود! کاری که این سرویس خواهد کرد این است که متنی که شما تنظیم کرده اید را به کسانی که به شما ایمیل زده اند ارسال میکند.

شما در این متن می توانید یک پیام تشکر، معرفی، تلفن تماس برای برقراری ارتباط راحت تر و یا زمان پاسخگویی را نوشته و به مخاطبان خود اطمینان دهید که از وجود این ایمیل اطلاع پیدا کرده اید. با این امکان قادر خواهید بود یک روش ارتباطی یک طرفه که ممکن است ارسال کنندگان از صحت و درستی کار خود بی اطلاع باشند را به یک ارتباط تقریبا دو طرفه و مطمئن تبدیل کنید.

در صورتی که فکر می کنید استفاده از پاسخگوی خودکار ایمیل یک کار غیر ضروری و لاکچری است و اگر از آن استفاده نکنید مشکلی پیش نخواهد آمد، با مطالعه ادامه این متن، به نادرست بودن این حرف پی خواهید برد.

 

مزایای استفاده از پاسخگوی خودکار ایمیل

Auto Responder یا همان پاسخگوی خودکار یکی از امکانات فوق العاده ای است که شما می توانید از آن برای برقراری ارتباط با مراجعه کنندگان خود استفاده نمایید. مزایایی که استفاده از این سرویس برای شما خواهد داشت:

 

پاسخگویی 24 ساعته در 7 روز هفته

با استفاده از این روش شما قادر خواهید بود تا میزان پاسخدهی را برای کار خود بالا ببرید، با این روش شما به هر ایمیلی که برایتان ارسال می شود پاسخ خواهید داد. البته ممکن است سوال پیش آید که یک ایمیل از پیش تعیین شده چگونه می تواند به منزله یک پاسخدهی خوب عمل کند؟ برای یافتن پاسخ این سوال می توانید به بخش بعدی همین مقاله مراجعه کنید.

 

اطمینان دادن به مشتری

چقدر به مشتری مداری اهمیت می دهید؟ چه میزان به این نکته باور دارید که باید با مشتری برخوردی مناسب داشت؟ تا چه میزان به دنبال جلب رضایت مشتریان خود هستید؟ این قابلیت به شما کمک می کند تا ارتباط خود را با مشتریان و مراجعان تا سطح بالایی بهبود دهید.

 

پایه یک ارتباط طولانی مدت با مشتری را بگذارید

وقتی که پاسخ دهی مناسبی از طرف شما صورت گیرد، پایه های اصلی شکل گیری یک ارتباط بلند مدت و دائمی برای شما برقرار شده است. با بهبود این رابطه و در اختیار گذاشتن آنچه که مشتری به عنوان یک ارائه دهنده خدمات خوب از شما میخواهد، میتواند برای شما یک مشتری دائمی و راضی را بسازد که این همان چیزی است که شما نیاز دارید.

 

زنجیره تبلیغ را بدون پرداخت هزینه متصل نگه دارید

وقتی که کسی برای شما پیامی را از طریق ایمیل سایت شما ارسال می کند قطعا سوال و یا مسئله ای مرتبط با محصولات و خدمات ارائه شده توسط شما دلیل آن بوده است. پس وقت آن رسیده که تبلیغات خود را تکمیل کرده و آنچه نیاز دارید تا مشتری شما در مورد شما بداند را در لحظه به او بگویید. از این طریق شما می توانید دقیقا به جامعه هدف خود تبلیغ خود را ارائه کنید. نکته مهم این است که شما برای این تبلیغ موثر هیچ هزینه ای را پرداخت نموده اید.

 

مشتری را به سمت هدف هدایت کنید

با استفاده از این ایمیل شما می توانید کسی که مشتاق به خرید از شماست به سمتی فروش محصول هدایت کنید. برای اینکار باید در هنگام تشکر از وی به ارائه لینک ها، تصاویر و یا اطلاعاتی که می خواهید مشتری از شما داشته باشد را در این پیام بگنجانید.

همانطور که دیدیم مزایا و مواردی که پاسخگوی خودکار ایمیل می تواند برای ما داشته باشد به هیچ عنوان چیز کمی نخواهد بود، و نمی توان از آن ها چشم پوشی کرد. این مزایا به حدی برجسته هستند که استفاده از Auto Responder را به جای یک قابلیت اضافی به یک ضرورت تبدیل کنند. اما باید دید که چگونه می توان به این اهداف دست پیدا کرد و پیامی که ما از طریق ایمیل خودکار برای مشتریان و مراجعان ارسال می کنیم چه چیزی باید باشد. در بخش بعدی به این مورد خواهیم پرداخت.

 

ویژگی های پیام ارسالی از طریق پاسخگوی خودکار ایمیل

ما در بخش قبلی مزایای خوبی را برای استفاده از پاسخگوی خودکار ایمیل نام بردیم. اما اینکه شما بتوانید از تمام این مزایا بهره بگیرید مساله ای است که باید به آن توجه بیشتری شود. شما نمی توانید از یک پیام تشکر معمولی انتظار داشته باشید که همه این کار ها را برای شما انجام دهد، و یا اینکه انتظار داشته باشید یک پیام کامل تبلیغاتی به عنوان یک هرزنامه و Spam در نظر گرفته نشود.

برای جلوگیری از بروز این مشکلات، شما باید به این نکته دقت کنید که تمام ویژگی هایی که لازم است برای ارزشمند شدن پیام خود رعایت کنید را مد نظر قرار داده باشید. در ادامه به بررسی مهمترین این ویژگی ها خواهیم پرداخت.

 

به مشتری اطمینان خاطر بدهید

لحن شما در پیام ارسالی از طریق پاسخگوی خودکار یکی از مهمترین و همینطور تاثیرگذارترین برخورد های شما خواهد بود. پس در نظر داشته باشید که چه چیزی را به مشتری می گویید و به چه صورت آن را عنوان می کنید. اگر بتوانید در همین پیام به مشتری خود این اطمینان را بدهید که ایمیل ارسالی او برای شما مهم بوده است، و شما آن را بررسی خواهید کرد، نیمی از راه را طی کرده اید.

 

از رضایت سایر مشتریان بازگو کنید

به مشتری و مراجعه کننده خود این اطمینان را بدهید که او تنها کسی نیست که از طریق این روش ارتباطی قصد دارد با شما صحبت کند. مشتری باید بداند سایر کسانی که از این روش با شما ارتباط گرفته اند دست خالی برنگشته و به پاسخ مطلوب و خدمات مناسب خود دست پیدا کرده اند. اینکه به نظرات خوب سایرین اشاره داشته باشید می تواند نشان دهنده اعتماد به نفس و خیال آسوده شما باشد و به طرف مقابل شما اثبات کند که شما یک ارائه دهنده خدمات یا محصول مطمئن هستید و نمی خواهید خود را به او قالب کنید!

 

مشتری را به سمت جایی ببرید که می خواهید

 شما این قابلیت را دارید تا در پیام ارسالی از طریق پاسخگوی خودکار ایمیل، از لینک هم استفاده کنید. شما می توانید در این پیام با استفاده از این لینک ها کاربر را به سمتی ببرید که مطلوب شماست و محصولات و یا سرویس هایی را به او معرفی کنید که فکر می کنید خدمات ویژه شما به حساب می آیند، همچنین می توانید طرح های فروش و یا جشنواره هایی که دارید را معرفی نمایید.

 

ظاهر پیام را آراسته نگه دارید

توجه داشته باشید شما قابلیت ویرایش این پیام را دارید و می توانید یک ظاهر خوب برای آن بسازید، در صورتیکه ارسال پیام شما به صورتی باشد که توجه مشتری را جلب نکند، بی اثر خواهد بود. همینطور اگر یک پوستر و یا تراکت تبلیغاتی پر زرق و برق را برای آنها ارسال کنید می تواند یک اسپم به نظر برسد. پس ظاهر پیام شما در اثر گذاری آن تاثیر مستقیم دارد و باید اصول صحیح تبلیغات در آن رعایت شود.

در صورتی که این موارد کلی را رعایت کنید، باید منتظر بهره وری از مزایای ذکر شده در بخش قبلی بمانید. اما کار دیگری هست که باید قبل از آن انجام دهید و آن هم تنظیم سیستم Auto Responder یا همان پاسخگوی خودکار ایمیل است. در بخش های بعدی راه اندازی این سیستم را روی دو کنترل پنل Cpanel و همینطور Directadmin بررسی خواهیم کرد.

 

آموزش استفاده از قابلیت پاسخگوی خودکار ایمیل در Cpanel

برای اینکه در کنترل پنل Cpanel سایت خود بتوانید از قابلیت Auto Responder استفاده کنید در ابتدا لازم است که کار ساخت ایمیل سایت را به انجام برسانید. بعد از اینکه شما ایمیل خود را ایجاد کردید، می توانید روی ایمیل ساخته شده، Auto Responder را فعال نموده و از آن استفاده کنید. مراحل راه اندازی و تنظیمات این قابلیت به صورت زیر خواهد بود:

برای ورود به Auto Responder در Cpanel  می توانید از طریق منوی Statistics روی گزینه Auto Responder کلیک کنید.

ایمیل خودکار در سی پنل

پس از وارد شدن به این بخش شما می توانید از طریق منوی کشویی نام دامنه ای که می خواهید برای ایمیل های آن پاسخگوی خودکار ایمیل را فعال کنید انتخاب نمایید. در صورتی که دامنه انتخاب شده شما از قبل دارای سرویس های Auto Responder باشد شما آن ها را در بخش پایینی صفحه مشاهده می کنید. همینطور دکمه آبی رنگ با برچسب Add Autoresponder به شما امکان ایجاد یک پاسخگوی خودکار تازه را خواهد داد.

ساخت ایمیل خودکار سی پنل

برای ساخت Auto Responder جدید روی آن کلیک می کنیم. بعد از این کلیک شما وارد صفحه ای خواهید شد که از طریق آن می توانید اطلاعات مربوط به وضعیت نمایش و متن پیام ارسالی آن را ویرایش نمایید.

ساخت ایمیل کاملا خودکار در سی پنل

همانطور که مشاهده می کنید این صفحه دارای فیلد های زیادی است که در ادامه به بررسی هر کدام از این فیلد ها خواهیم پرداخت.

اولین گزینه تب کشویی Character Set خواهد بود. این تب این امکان را به شما می دهد تا نوع و ساختار کاراکتری متن پیام را انتخاب کنید. مقدار پیشفرض این ردیف UTF-8 است که از زبان فارسی نیز پشتیبانی می کند.

Auto Responder در سی پنل

دومین گزینه Interval می باشد که تعیین می کند شما می خواهید این پیام پس از چه مدت برای بار دوم به یک آدرس ایمیل ارسال کنید. ممکن است شما دو یا چند ایمیل پشت سر هم از یک نفر دریافت کرده باشید. بدیهی است که ما دوست نداریم به ازای هر ایمیل ارسالی که ممکن است همه مربوط به یک موضوع باشند. یک ایمیل خودکار ارسال شود. این رفتار بیشتر شبیه به اسپم کردن و تبلیغاتی کنترل نشده و ماشینی است. پس می توانید تعیین کنید تا چه مدت زمانی دیگر به آن آدرس، ایمیلی داده نشود. شما این مقدار را به صورت ساعت وارد خواهید کرد و در صورتی که 0 را وارد کنید به این معنا خواهد بود که به ازای هر ایمیل یکبار پاسخ ارسال شود.

ساخت آوتو ریسپاندار در سی پنل

مرحله بعدی مربوط به وارد کردن آدرس ایمیلی است که می خواهید از آن برای ارسال پاسخ استفاده کنید. در قسمت اول شما می توانید یک عبارت را به عنوان بخش اول ایمیل وارد کرده و دامنه نیز در قسمت دوم قابل تعیین خواهد بود.

توجه داشته باشید شما می توانید دامنه ایمیل خود را از تمامی دامنه های دیگری که توسط منوی Cpanel هاست شما مدیریت می شوند انتخاب نمایید، و وابستگی ای به دامنه ای که می خواهید روی آن پاسخگوی خودکار ایمیل را پیاده سازی کنید، ندارد.

در بخش From شما قادر خواهید بود نام شرکت، سایت، واحد روابط عمومی و یا نام اپراتور مربوطه را درج کنید. در واقع در این قسمت شما قرار است ارسال کننده را معرفی نمایید که بنا به نیاز شما ممکن است هر کسی باشد.

در بخش Subject نوبت به ارائه موضوع ایمیل شما رسیده است. برای این بخش شما نیاز دارید تا یک موضوع خوب و جذاب برای ایمیلی که از طریق پاسخگوی خودکار ارسال خواهد شد پیدا کنید. توجه داشته باشید که تحلیل ویژگی هایی که در مرحله قبل معرفی کردیم می تواند برای پیدا کردن این عنوان بسیار مفید باشد.

بعد از این مرحله شما یک گزینه قابل تیک زدن را می بینید که در صورتی که پیام شما حاوی کدهای HTML باشد می توانید از آن استفاده نمایید. انتخاب این گزینه برای زمانی که شما قصد دارید یک ایمیل طراحی شده با HTML و همینطور ویژگی های بصری زیبا را ارسال کنید بسیار مفید خواهد بود.

در قسمت Body نیز شما قادر به وارد کردن بدنه اصلی ایمیل خود هم به صورت متنی و هم به صورت کد هستید. هر آنچه که می خواهید به عنوان متن پیام شما نمایش داده شود باید در این قسمت قرار گیرد.

در پایان نیز شما دو گزینه برای تعیین زمان شروع و زمان پایان سرویس پاسخگوی خودکار ایمیل خواهید داشت. با انتخاب گزینه های Immediately و Never شما سرویسی را فعال می کنید که از لحظه فشردن کلید آبی رنگ Create در پایین همین صفحه آغاز شده و تا زمانی که آن را به صورت دستی متوقف نکنید، پایان نخواهد یافت.  همینطور شما می توانید یک برنامه ریزی زمانی را از تاریخ های مختلف با انتخاب تاریخ شروع و پایان برای پیام مورد نظر خود اعلام کنید.

در ادامه به بررسی پیاده سازی این سرویس روی Directadmin خواهیم پرداخت.

 

آموزش استفاده از قابلیت پاسخگوی خودکار ایمیل در Direct Admin

در قسمت قبل دیدیم که به راحتی می توانیم این سرویس را روی Cpanel اجرا کنیم و آن را مورد بهره برداری قرار دهیم. اکنون اجازه دهید تا با هم به بررسی راه اندازی آن روی کنترل پنل Directadmin بپردازیم.

برای پیاده سازی سرویس پاسخگوی خودکار شما باید از طریق تب E-mail Manager وارد بخش Autoresponders شوید.

ساخت ایمیل خودکار در دایرکت ادمین

در این صفحه شما قادر خواهید بود تا تمامی سرویس های Autoresponder موجود روی پنل خود را مشاهده نمایید.

ساخت Autoresponder در دایرکت ادمین

برای ایجاد یک پاسخگوی خودکار ایمیل جدید باید از طریق کلیک روی دکمه Create Autoresponder ادامه کار را دنبال کنید. که با این کار به صفحه زیر منتقل خواهید شد.

ساخت ایمیل کاملا خودکار در دایرکت ادمین

اکنون شما به صفحه ورود اطلاعات رسیده اید و می توانید اطلاعات مورد نیاز خود را به صورت کامل در اینجا درج کنید. اجازه دهید تا به معرفی هر کدام از این فیلد های ورود اطلاعات بپردازیم.

در فیلد اول یعنی Responder Address از شما درخواست می شود تا ایمیلی که می خواهید پیام های شما با آن نام فرستاده شوند تعیین نمایید. همانطور که مشاهده می کنید، برخلاف کنترل پنل Cpanel شما امکان تغییر دامنه برای این ایمیل را در کنترل پنل Directadmin ندارید.

فیلد دوم Subject Prefix نام دارد و ما نمونه این فیلد را در Cpanel نداشتیم. در این بخش شما متنی کوتاه را وارد خواهید کرد که در ابتدای موضوع و Subject اصلی پیام شما قرار خواهد گرفت و مشخص کننده این است که این ایمیل به صورت خودکار فرستاده شده است. عبارت Autoreply به عنوان پیش فرض برای این موضوع در نظر گرفته شده است. شما می توانید بنا بر نیاز خود آن را تغییر دهید، اما امکان حذف آن وجود ندارد.

در گام بعدی فیلد کشویی Reply Encoding را مشخص خواهید کرد که از طریق آن می توانید ساختار اصلی کاراکتری متن پیام را تغییر دهید. در اینجا هم UTF-8 به عنوان یک پیش فرض تعیین شده است.

در فیلد بعدی که Content-Type نام دارد شما باید نوع پیام خود را مشخص کنید. در صورتی که می خواهید از متن ساده استفاده کنید گزینه text/plain و در صورتی که قصد دارید کمی آن را بهبود بخشیده و از طریق HTML امکانات بصری به آن اضافه کنید باید گزینه text/HTML را انتخاب کنید.

مرحله نهایی ایمیل خودکار

فیلد بعد این امکان را به شما خواهد داد تا تعیین کنید که پس از گذشت چه بازه زمانی ای پیام شما مجددا برای کسی که یکبار این پیام را گرفته و البته دوباره به شما ایمیل زده است ارسال شود. Reply Frequency شامل مقادیر از پیش تعیین شده ای است که شما بر اساس استراتژی خود می توانید هر کدام را انتخاب نمایید.

فیلد بعدی محل قرارگیری متن پیام و بدنه اصلی ایمیل خودکار شما خواهد بود. در این بخش شما می توانید پیام خود را به صورت متن و یا به صورت کد HTML وارد نمایید. البته توجه داشته باشید، برای اینکار باید  Content-Type را بر اساس پیامی که می خواهید ارسال کنید مرتب نمایید.

در آخرین قسمت یک آدرس از نوع CC نیز می توانید تعیین کنید. این فیلد تعیین می کند که آیا می خواهید تمام پیام های ارسالی به صورت کاملا محرمانه به یک آدرس خصوصی که در اختیار کاربران و مشتریان شما قرار نمی گیرد فرستاده شوند یا خیر.

پس از اینکه اطلاعات مورد نظر خود را وارد کردید می توانید با فشردن دکمه Save آن را فعال کرده و از سرویس پاسخگوی خودکار ایمیل خود استفاده کنید.

 

نتیجه گیری

راه اندازی یک سرویس که بتواند به مشتریان و مراجعان شما به صورت سریع و لحظه ای در هر ساعتی از شبانه روز پاسخ دهد لازم و ضروری است. اما اینکه پاسخ ارسالی چه ویژگی هایی باید داشته باشد و برای این کار باید چه نکاتی را رعایت کنید بسیار مهم است. شما به سادگی می توانید پاسخگوی خودکار ایمیل را روی کنترل پنل های Cpanel  و Directadmin نصب و راه اندازی نموده و از آنها استفاده نمایید. اما باید در نظر داشته باشید وقت کافی را برای طراحی پیام و متنی که می خواهید برای مشتریان خود بفرستید داشته باشید زیرا نقش تعیین کننده ای را برای شما ایفا خواهد نمود.

آموزش ساخت ایمیل سایت (در کمتر از 1 دقیقه)

ایمیل تجاری، ایمیل رسمی، ایمیل Info، ایمیل سایت و یا هر چیز دیگری که بخواهیم آن را صدا بزنیم، یک نماینده رسمی و خوب از طرف شما برای مراجعه کنندگان تان خواهد بود. داشتن یک ایمیل که بعد از @ نام سایت خود شما به نمایش درآید یکی از کارهایی است که شما باید در دستور کار خود قرار دهید. اجازه دهید در ابتدا به بررسی اینکه این ایمیل چه مزایایی برای شما خواهد داشت بپردازیم و بعد در مورد ساخت ایمیل سایت صحبت کنیم.

 

ساخت ایمیل سایت ، یک نیاز برای کسب و کار شما

یکی از مهمترین و بهترین ابزارهایی است که شما می توانید از آن برای برقراری یک ارتباط خوب و رسمی با هر مراجعه کننده ای استفاده نمایید. با یک جست و جوی ساده متوجه خواهید شد که این موضوع یکی از مواردی است که توسط خیلی از افراد و منابع به شما توصیه می شود. برای اینکه دلیل این اهمیت را درک کنیم اجازه دهید تا موارد زیر را با هم دنبال کنیم:

 

حرفه ای به نظر برسید

وقتی شما برای کار خود از یک ایمیل Yahoo و یا Gmail استفاده کنید، رفتار شما خیلی درست نخواهد بود و جنبه رسمی نخواهد داشت. اما وقتی یک ایمیل سایت داشته باشید شما به طور کامل خود را نماینده یک سایت معرفی نموده اید. اینکه با ایمیل سایت با مشتریان خود ارتباط برقرار کنید خیلی برای شما مفید خواهد بود.

 

برند خود را در یادها تثبیت کنید

وقتی شما از ایمیل سایت استفاده می کنید دارید با نام سایت خود با افراد ارتباط می گیرید و این باعث ماندگاری بیشتر نام شما و برندتان در خاطر کسانی خواهد شد که به آنها ایمیل داده اید. ساخت ایمیل سایت و استفاده از آن یک نکته بسیار ساده اما کاربردی در آگاهی سایرین نسبت به برند شما و شناخته شدن آن است.

 

اعتماد مشتریان را جلب کنید

یکی از دلایلی که باعث شده اعتماد مردم نسبت به ایمیل مارکتینگ یا بازاریابی با ایمیل کمتر شود کلاهبرداری از طریق ایمیل های مختلف است

کلاهبرداری از طریق ایمیل های مختلف، یکی از دلایلی که باعث شده اعتماد مردم نسبت به ایمیل مارکتینگ یا بازاریابی با ایمیل کمتر شود کلاهبرداری از طریق ایمیل های مختلف است. اما وقتی شما با یک ایمیل رسمی که با آدرس سایت شما ترکیب شده است خود را معرفی نمایید، طرف مقابل شما به این اطمینان خواهد رسید که از طرف ارائه دهنده خدمات اصلی با او ارتباط گرفته اند و از کلاهبردار هایی که می خواهند خود را بنام شخص دیگری جابزنند خبری نیست.

 

از تمام آنچه که خریده اید استفاده نمایید!

ایمیل سایت یکی از خدماتی است که شما پول آن را با خرید هاست پرداخت کرده اید. البته شما وقتی خرید دامنه را انجام میدهید امکان ساخت ایمیل را خواهید داشت، اما برای ذخیره سازی ایمیل ها به هاست نیاز دارید. به هر حال وقتی یک هاست داشته باشید، امکاناتی برای شما در کنترل پنل هاست وجود دارد که می توانید با آن یک سرویس خدمات ایمیل خود را راه اندازی کنید.

در ادامه این مبحث ما به صورت گام به گام برای شما توضیح خواهیم داد که چگونه می توانید کار ساخت ایمیل سایت خود را روی دو کنترل پنل معروف Cpanel و Directadmin به انجام برسانید.

 

ساخت ایمیل سایت در Cpanel

Cpanel یک کنترل پنل محبوب با امکانات بسیار خوب برای کنترل و مدیریت فضای هاست شماست، و راه اندازی سرویس ایمیل سایت یکی از گزینه هایی است که این سرویس قدرتمند میتواند برای شما انجام دهد. برای ساخت ایمیل سایت در Cpanel لازم نیست اقدامات زیادی را انجام دهید. شما فقط لازم دارید تا گام های زیر را یکی پس از دیگری دنبال کرده تا ایمیل سایت شما تکمیل شود.

 

گام اول به سراغ بخش Email Account بروید

برای اولین قدم ما باید از منوی کناری Cpanel خود گزینه Email Accounts یا از بخش Email گزینه Email Accounts را انتخاب کنید.

ایمیل در سی پنل

در زیر Email Account عددی نوشته شده است که نشان دهنده تعداد ایمیل های موجود شما می باشد. همانطور که در عکس پایین مشاهده میکنید اکنون سه ایمیل فعال روی این اکانت وجود دارد. درصورتیکه شما برای اولین بار است که می خواهید ایمیلی را ایجاد کنید، این عدد صفر خواهد بود.

 

گام دوم ایجاد یک ایمیل جدید

در صفحه ای که با کلیک روی Email Account به آن وارد شده اید می توانید اطلاعات مربوط به سایز ایمیل های موجود را نیز مشاهده کنید. اما برای ساخت یک ایمیل جدید شما نیاز دارید تا مانند شکل برروی گزینه Create کلیک کنید.

ساخت اکانت ایمیل در سی پنل

پس از انجام این کار شما به صفحه وارد کردن اطلاعات منتقل خواهید شد.

 

گام سوم وارد کردن آدرس

در این صفحه است که شما قرار است اطلاعات اصلی ایمیل خود را وارد نمایید.

شما در اولین قسمت یک منوی کشویی را ملاحظه خواهید کرد که از شما میخواهد دومین (دامنه) خود را انتخاب کنید. در صورتی که شما روی هاست خود چند دامنه را روی یک هاست داشته باشید باید در این قسمت تعیین کنید میخواهید برای کدامیک از این دامنه ها ایمیل ایجاد نمایید.

اطلاعات ایمیل در سی پنل

بعد از انتخاب دامنه نوبت به وارد نمودن Username (نام کاربری یا همان اسم ایمیل) خواهد رسید. شما می توانید در این قسمت مطابق نیاز خود نام دامنه را تنظیم نمایید. که در اینجا ما Test را به عنوان Username در نظر گرفته ایم.

نام کاربری ایمیل در سی پنل

در بخش بعدی نوبت به انتخاب گزینه های امنیتی خواهد رسید. در این بخش شما دو گزینه پیش رو خواهید داشت.

در گزینه اول شما این امکان را دارید که بوسیله وارد کردن مستقیم پسورد، رمز ورد ایمیل خود را تعیین کنید.

رمز ایمیل سی پنل

انتخاب گزینه دوم به این معناست که شما میخواهید لینک تعیین پسورد را برای یک ایمیل دیگر ارسال نمایید تا تعیین رمز ورود توسط شخص دیگری انجام گیرد. برای این کار شما باید ایمیل مربوطه را برای این کار وارد نمایید.

رمز دوم ایمیل در سی پنل

در قسمت بعدی شما باید اطلاعات مربوط به حجم قابل استفاده برای ایمیل خود را وارد نمایید. شما این امکان را دارید تا میزان حجم مورد نظری که برای ایمیل سایت در نظر دارید، به هاست معرفی کنید و یا اینکه میزان قابل استفاده را روی Unlimited تنظیم کنید که به معنی نامحدود بودن تا پر شدن فضای هاست خواهد بود.

ساخت اکانت ایمیل در سی پنل

در صورتی که شما می خواهید تعداد ایمیل های زیادی برای سایت خود بسازید بهتر است برای این گزینه یک مقدار محدود در نظر بگیرید. البته توجه داشته باشید که این میزان باید یک اندازه بزرگ باشد. به عنوان مثال برای کارهای معمولی و انجام امور سایت میتوانید به هر کاربر خود 100MB فضا تخصیص دهید.

بعد از تعیین فضای ذخیره سازی نیز شما دو گزینه دیگر را مشاهده خواهید کرد که یک قابلیت تیک زدن را برای شما فراهم کرده اند، و شما میتوانید هر دوی آن ها را انتخاب کرده و یا هیچ کدام را انتخاب نکنید. اما این گزینه ها چه کاری را قرار است برای شما انجام دهند؟

گزینه اول سوالی را از شما می پرسد و آن این است که: “آیا مایل هستید یک ایمیل خوش آمد گویی از طرف شما برای این ایمیلی که تازه ساخته اید ارسال شود.” در صورتی که شما در حال ساخت یک ایمیل برای کارمندان و یا اعضای سایت خود هستید، این خوش آمد گویی از طرف شما می تواند دلگرم کننده و نشانه ای از ادب و احترام باشد. اما اگر برای خودتان این ایمیل را می سازید اگر از آن صرف نظر کنید هم مشکلی نخواهد بود. تصمیم گیری در این مورد کاملا بر عهده شما خواهد بود!

گزینه دوم اما موضوع متفاوتی را دنبال می کند. این گزینه از شما میپرسد که آیا می خواهید پس از ساخت ایمیل خود در این صفحه باقی بمانید!؟ تایید این گزینه به منزله ماندن در صفحه خواهد بود و این امر در مواردی که قصد داشته باشید تا تعداد زیادی ایمیل درست کنید، از تکرار گام های اول و دوم جلوگیری خواهد نمود و بعد از اینکه شما دکمه Create را زدید و ایمیل شما ساخته شد، مجددا برای ساخت یک ایمیل جدید در همین صفحه خواهید بود. این امر می تواند کمک بسیار خوبی برای جلوگیری از اتلاف وقت و همینطور راحت تر کردن کار شما باشد.

پس از گذراندن این سه مرحله ساده شما کار ساخت ایمیل سایت را اتمام رسانده و می توانید از آن استفاده کنید. همانطور که مشاهده کردید ساخت ایمیل روی کنترل پنل Cpanel کاری ساده بود. در کنترل پنل Directadmin نیز شما به سادگی می توانید اما تفاوت های جزئی ای وجود دارد که در ادامه به آن خواهیم پرداخت.

 

ساخت ایمیل سایت در Directadmin

برای ساخت ایمیل سایت در کنترل پنل Directadmin لازم است که شما همان کارها را انجام دهید اما با ترتیبی متفاوت و تفاوت های جزئی. اجازه دهید این موارد را با یک بررسی گام به گام به صورت کامل شرح دهیم.

 

گام اول –  ورود به تنظیمات ساخت ایمیل سایت

برای اینکار وقتی که به منوی کنترلی دایرکت ادمین وارد شوید، باید سراغ بخش E-mail Manager بروید. در این کنترل پنل یک بخش بزرگ به مدیریت ایمیل ها اختصاص یافته است که مانند شکل زیر می توانید آن را در منوی اصلی مشاهده نمایید.

ایمیل دایرکت ادمین

برای ساخت یک ایمیل جدید شما باید از بخش E-main Manager روی E-mail Accounts کلیک کنید. بعد از این قسمت شما به پنجره ای هدایت خواهید شد که می توانید از طریق آن جزئیات ایمیل های سایت خود را مشاهده نمایید.

 

گام دوم ساخت ایمیل جدید

شما از طریق صفحه ای که اکنون در آن هستید می توانید به ایمیل هایی که تاکنون برای سایت خود ایجاد نموده اید و یا ایمیل هایی که در زمان ساخت سایت و توسط طراحان ایجاد شده اند، دسترسی داشته باشید، و مشخصات آن ها را مشاهده کنید.

ایمیل های دایرکت ادمین

برای این کار شما باید روی دکمه ای که در بالا و سمت راست (CREATE ACCOUNT) قرار دارد کلیک کنید. با این کار شما می توانید صفحه ای را که در آن وارد کردن اطلاعات نهایی انجام خواهد شد مشاهده نمایید.

 

گام سوم وارد کردن اطلاعات ایمیل سایت

در این قسمت مانند شکل زیر شما با یک صفحه مواجه خواهید شد که چهار فیلد برای وارد کردن اطلاعات و یک دکمه تایید که در وضعیت غیر فعال قرار دارد را ارائه خواهد کرد. قابل حدس است که برای فعال شدن دکمه تایید کردن ساخت لازم است تا تمامی این فیلد ها را پر نمایید.

ساخت ایمیل در دایرکت ادمین

در فیلد اول شما باید آدرس ایمیل خود را مشخص کنید. این یوزرنیم به همراه علامت @ و نام دامنه سایت شما بعد از آن، تعیین کننده آدرس ایمیل سایت شما خواهد بود.

فیلد دوم تعیین کننده پسوردی است که برای ایمیل خود انتخاب می کنید. شما این امکان را خواهید داشت تا با فشردن علامت های تاس در ابتدای فیلد یک پسورد قوی و قدرتمند را به صورت رندوم (تصادفی) برای ایمیل خود ایجاد نمایید.

فیلد سوم مربوط به فضایی خواهد شد که می خواهید به ایمیل شما اختصاص داده شود. مقدار پیشفرض این فضا 50MB تعیین شده است که شما میتوانید با توجه به پیشبینی ای که از نیاز کاری خود دارید آن را افزایش و یا کاهش دهید. همینطور شما امکان تیک زدن گزینه نامحدود را در انتهای این فیلد دارید که به شما فضای بدون محدودیتی برای ذخیره سازی ایمیل ها خواهد داد. البته باید در نظر داشته باشید که این فضا به هیچ وجه نمی تواند از فضای ذخیره سازی هاست شما بیشتر شود.

فیلد چهارم نیز مربوط به تعیین حد برای ارسال ایمیل است. شما میتوانید تعداد ایمیل هایی که از طریق یک آدرس ایمیل سایت شما میخواهد فرستاده شود را به میزان دلخواه محدود کنید. اکنون این امکان را خواهید داشت که روی ساخت اکانت کلیک کنید.

اطلاعات ایمیل دایرکت ادمین

پس از اینکه شما اکانت جدید خود را ایجاد کنید مانند تصویر بالا یک پیام تایید به شما نمایش داده می شود. شما می توانید مشخصات ایمیلی که ساخته اید را در آن مشاهده کنید.

 

نتیجه گیری

داشتن یک ایمیل رسمی که با نام دامنه و همینطور آدرس رسمی سایت شما باشد، یکی از ضرورت هایی است که شما باید برای بهبود ارتباطات خود به آن فکر کنید. همانطور که دیدیم با طی کردن یک روال چند مرحله ای می توان کار ساخت ایمیل سایت را به بهترین و کاملترین شکل ممکن انجام داد. این روال روی دو کنترل پنل پر استفاده یعنی Cpanel و Direct Admin با تمام ویژگی ها و المان هایی که شما میتوانید برای ساخت ایمیل سایت صحیح مورد استفاده قرار دهید بررسی گردید.

در نظر داشته باشید اگر می خواهید ساخت ایمیل روی کنترل پنل دیگری انجام دهید، باز هم باید همین مراحل طی شود، اما ممکن است ظاهر و ترتیب آنها کمی متفاوت باشد.

تنظیمات ایمیل در نرم‌افزارهای ایمیل

در مواقعی که بخواهید بدون اینکه وارد وب‌میل هاست‌تان بشوید، ایمیل شرکتی‌تان را از طریق نرم‌افزارهای ایمیل مدیریت کنید

نمونه رایج این نرم‌افزارهای ایمیل، نرم افزار Microsoft Outlook می‌باشد، در این آموزش قدم به قدم جهت سِت کردن تنظیمات ایمیل هاستتان در Outlook با شما همراه خواهیم بود

ابتدا نرم افزار Outlook را باز کنید و از بالای صفحه روی File و سپس روی Add Account کلیک کنید

1

 

پس از کلیک بر روی Add Account در پنجره‌ی باز شده روی گزینه‌ی Manually Configre server setting کلیک کنید

2

 

در این صفحه می‌بایست روی گزینه Enternet Email کلیک کنیم

3

 

در این صفحه می‌بایست اطلاعات ایمیل اکانت را وارد کنید

4

Your name: نامی که می‌خواهید به آن ایمیل اکانت بدهید(مثلا نام و نام‌خانوادگی مالک ایمیل)

Email Address: ایمیل مورد نظر را وارد کنید

Account Type: این بخش شامل دو گزینه می‌باشد

  • POP3 : در صورتیکه Account type را روی POP3 قرار دهید، اطلاعات درون وب میل حذف می‌شود و ایمیل‌ها تنها از طریق همین نرم‌افزار قابل دسترسی خواهند بود
  • IMAP : در صورتیکه Account type را روی IMAP قرار دهید، اطلاعات درون نرم افزار با اطلاعات درون وب میل sync می‌شود و دیگر از وب میل حذف نمی‌شود

InComming Mail Server : در این بخش می‌بایست ادرس mail server هاستتان که معمولا mail.yourdomain.com هست می‌بایست وارد شود و بعضا آدرس IP سرور را هم اگر قرار دهید کفایت می‌کند

Outgoing Mail Server : در این بخش می‌بایست ادرس mail server هاستتان که معمولا mail.yourdomain.com هست می‌بایست وارد شود و بعضا آدرس IP سرور را هم اگر قرار دهید کفایت می‌کند

بخش Username و Password نیز ایمیل اکانت مورد نظر را + پسورد ایمیل وارد کنید، سپس روی گزینه More Setting کلیک کنید و مطابق با تصویر زیر روی تب Outgoing server کلیک کنید و گزینه My Outgoing Server را فعال کنید

5

 

سپس روی تب advance کلیک کنید، در این بخش شما مشخص می‌کنید که SMTP از چه پورتی استفاده کند، پورت پیش‌فرض SMTP بر روی 25 سِت شده است

6

 

در صورتیکه isp شما پورت 25 را بسته باشد، پورت را روی 587 در حالت TLS قرار دهید و از Outlook استفاده کنید

7 1

 

Outlook را اجرانموده و از منوی file گزینه ی Add Acount ایجاد یک اکانت جدید را آغاز نمایید 1- در پنجره ی باز شده تنظیمات دستی را انتخاب و روی گزینه ی next کلیک کنید 2- در پنجره ی باز شده گزینه ی Internet E-Mail را انتخاب کنید و ادامه دهید 3- در این قسمت […]&url=https%3A%2F%2Fwww.maralhost.com%2Fkb%2F%25d8%25aa%25d9%2586%25d8%25b8%25db%258c%25d9%2585%25d8%25a7%25d8%25aa-outlook-%25d8%25ac%25d9%2587%25d8%25aa-%25d8%25a7%25d8%25b1%25d8%25b3%25d8%25a7%25d9%2584-%25d9%2588-%25d8%25af%25d8%25b1%25db%258c%25d8%25a7%25d9%2581%25d8%25aa-e-mail%2F">

تنظیمات Outlook جهت ارسال و دریافت E-mail

Outlook را اجرانموده و از منوی file گزینه ی Add Acount ایجاد یک اکانت جدید را آغاز نمایید
1- در پنجره ی باز شده تنظیمات دستی را انتخاب و روی گزینه ی next کلیک کنید

ou1

2- در پنجره ی باز شده گزینه ی Internet E-Mail را انتخاب کنید و ادامه دهید
ou2

3- در این قسمت اطلاعات مربوط به ایمیل خود را وارد نمایید
Your Name : نام خود را وارد نمایید
E-mail Address : آدرس ایمیل خود را وارد نمایید
Account Type : POP3
Incoming mail server : mail.yourDomain
Outgoing mail server : mail.yourDomain
ou3

4- پس از وارد کردن اطلاعات روی گزینه ی More Setting کلیک نمایید.
در پنچره ی باز شده تب outgoing server را انتخاب نمایید در این بخش تیک
My Outgoing server (SMTP) Reuires authentication را فعال نموده و ok کنیدou4

5- در پایان روی گزینه ی test account setting کلیک نموده و اتصال را تست نمایید و پس از آن با کلیک روی گزینه ی finish کار را پایان دهید
ou5