پاسخگوی خودکار ایمیل (راه نجات سایت شما)

پاسخگوی خودکار ایمیل (راه نجات سایت شما)

در بین روش های مختلف برای برقراری ارتباط بین مراجعه کنندگان سایتتان با شما، یکی از روش های رسمی استفاده از ایمیل است. و ما مفصلا در مورد ساخت ایمیل سایت قبلا صحبت کردیم اما معمولا پاسخدهی به ایمیل کمی طول خواهد کشید و حتی خیلی از افرادی که ایمیل ارسال می کنند امیدی به چک شدن این ایمیل ها ندارند. پاسخگوی خودکار ایمیل قابلیتی است که به شما کمک خواهد کرد این دید منفی را به کلی تغییر داده و به کسی که به شما ایمیل می فرستد این اطمینان را بدهید که ایمیل او بررسی خواهد شد و به زودی از طرف شما جواب خواهد گرفت. در ادامه بیشتر به بررسی این قابلیت خواهیم پرداخت.

 

پاسخگوی خودکار ایمیل چیست و چگونه از آن استفاده کنیم

اگر بخواهیم یک تعریف کلی از پاسخگوی خودکار به ایمیل ارائه دهیم می توانیم بگوییم: “پاسخگوی خودکار یا Auto Responder، قابلیتی است که پس از دریافت یک ایمیل تازه، به ارسال کننده پیامی مبنی بر دریافت این ایمیل ارسال کرده و متن از پیش تعریف شده ای را برای وی ارسال خواهد کرد.” اما این واقعا به چه معناست و قرار است چه کاری توسط پاسخگوی خودکار انجام شود! کاری که این سرویس خواهد کرد این است که متنی که شما تنظیم کرده اید را به کسانی که به شما ایمیل زده اند ارسال میکند.

شما در این متن می توانید یک پیام تشکر، معرفی، تلفن تماس برای برقراری ارتباط راحت تر و یا زمان پاسخگویی را نوشته و به مخاطبان خود اطمینان دهید که از وجود این ایمیل اطلاع پیدا کرده اید. با این امکان قادر خواهید بود یک روش ارتباطی یک طرفه که ممکن است ارسال کنندگان از صحت و درستی کار خود بی اطلاع باشند را به یک ارتباط تقریبا دو طرفه و مطمئن تبدیل کنید.

در صورتی که فکر می کنید استفاده از پاسخگوی خودکار ایمیل یک کار غیر ضروری و لاکچری است و اگر از آن استفاده نکنید مشکلی پیش نخواهد آمد، با مطالعه ادامه این متن، به نادرست بودن این حرف پی خواهید برد.

 

مزایای استفاده از پاسخگوی خودکار ایمیل

Auto Responder یا همان پاسخگوی خودکار یکی از امکانات فوق العاده ای است که شما می توانید از آن برای برقراری ارتباط با مراجعه کنندگان خود استفاده نمایید. مزایایی که استفاده از این سرویس برای شما خواهد داشت:

 

پاسخگویی 24 ساعته در 7 روز هفته

با استفاده از این روش شما قادر خواهید بود تا میزان پاسخدهی را برای کار خود بالا ببرید، با این روش شما به هر ایمیلی که برایتان ارسال می شود پاسخ خواهید داد. البته ممکن است سوال پیش آید که یک ایمیل از پیش تعیین شده چگونه می تواند به منزله یک پاسخدهی خوب عمل کند؟ برای یافتن پاسخ این سوال می توانید به بخش بعدی همین مقاله مراجعه کنید.

 

اطمینان دادن به مشتری

چقدر به مشتری مداری اهمیت می دهید؟ چه میزان به این نکته باور دارید که باید با مشتری برخوردی مناسب داشت؟ تا چه میزان به دنبال جلب رضایت مشتریان خود هستید؟ این قابلیت به شما کمک می کند تا ارتباط خود را با مشتریان و مراجعان تا سطح بالایی بهبود دهید.

 

پایه یک ارتباط طولانی مدت با مشتری را بگذارید

وقتی که پاسخ دهی مناسبی از طرف شما صورت گیرد، پایه های اصلی شکل گیری یک ارتباط بلند مدت و دائمی برای شما برقرار شده است. با بهبود این رابطه و در اختیار گذاشتن آنچه که مشتری به عنوان یک ارائه دهنده خدمات خوب از شما میخواهد، میتواند برای شما یک مشتری دائمی و راضی را بسازد که این همان چیزی است که شما نیاز دارید.

 

زنجیره تبلیغ را بدون پرداخت هزینه متصل نگه دارید

وقتی که کسی برای شما پیامی را از طریق ایمیل سایت شما ارسال می کند قطعا سوال و یا مسئله ای مرتبط با محصولات و خدمات ارائه شده توسط شما دلیل آن بوده است. پس وقت آن رسیده که تبلیغات خود را تکمیل کرده و آنچه نیاز دارید تا مشتری شما در مورد شما بداند را در لحظه به او بگویید. از این طریق شما می توانید دقیقا به جامعه هدف خود تبلیغ خود را ارائه کنید. نکته مهم این است که شما برای این تبلیغ موثر هیچ هزینه ای را پرداخت نموده اید.

بیشتر بخوانید:  اتصال ایمیل شرکتی به Gmail

 

مشتری را به سمت هدف هدایت کنید

با استفاده از این ایمیل شما می توانید کسی که مشتاق به خرید از شماست به سمتی فروش محصول هدایت کنید. برای اینکار باید در هنگام تشکر از وی به ارائه لینک ها، تصاویر و یا اطلاعاتی که می خواهید مشتری از شما داشته باشد را در این پیام بگنجانید.

همانطور که دیدیم مزایا و مواردی که پاسخگوی خودکار ایمیل می تواند برای ما داشته باشد به هیچ عنوان چیز کمی نخواهد بود، و نمی توان از آن ها چشم پوشی کرد. این مزایا به حدی برجسته هستند که استفاده از Auto Responder را به جای یک قابلیت اضافی به یک ضرورت تبدیل کنند. اما باید دید که چگونه می توان به این اهداف دست پیدا کرد و پیامی که ما از طریق ایمیل خودکار برای مشتریان و مراجعان ارسال می کنیم چه چیزی باید باشد. در بخش بعدی به این مورد خواهیم پرداخت.

 

ویژگی های پیام ارسالی از طریق پاسخگوی خودکار ایمیل

ما در بخش قبلی مزایای خوبی را برای استفاده از پاسخگوی خودکار ایمیل نام بردیم. اما اینکه شما بتوانید از تمام این مزایا بهره بگیرید مساله ای است که باید به آن توجه بیشتری شود. شما نمی توانید از یک پیام تشکر معمولی انتظار داشته باشید که همه این کار ها را برای شما انجام دهد، و یا اینکه انتظار داشته باشید یک پیام کامل تبلیغاتی به عنوان یک هرزنامه و Spam در نظر گرفته نشود.

برای جلوگیری از بروز این مشکلات، شما باید به این نکته دقت کنید که تمام ویژگی هایی که لازم است برای ارزشمند شدن پیام خود رعایت کنید را مد نظر قرار داده باشید. در ادامه به بررسی مهمترین این ویژگی ها خواهیم پرداخت.

 

به مشتری اطمینان خاطر بدهید

لحن شما در پیام ارسالی از طریق پاسخگوی خودکار یکی از مهمترین و همینطور تاثیرگذارترین برخورد های شما خواهد بود. پس در نظر داشته باشید که چه چیزی را به مشتری می گویید و به چه صورت آن را عنوان می کنید. اگر بتوانید در همین پیام به مشتری خود این اطمینان را بدهید که ایمیل ارسالی او برای شما مهم بوده است، و شما آن را بررسی خواهید کرد، نیمی از راه را طی کرده اید.

 

از رضایت سایر مشتریان بازگو کنید

به مشتری و مراجعه کننده خود این اطمینان را بدهید که او تنها کسی نیست که از طریق این روش ارتباطی قصد دارد با شما صحبت کند. مشتری باید بداند سایر کسانی که از این روش با شما ارتباط گرفته اند دست خالی برنگشته و به پاسخ مطلوب و خدمات مناسب خود دست پیدا کرده اند. اینکه به نظرات خوب سایرین اشاره داشته باشید می تواند نشان دهنده اعتماد به نفس و خیال آسوده شما باشد و به طرف مقابل شما اثبات کند که شما یک ارائه دهنده خدمات یا محصول مطمئن هستید و نمی خواهید خود را به او قالب کنید!

 

مشتری را به سمت جایی ببرید که می خواهید

 شما این قابلیت را دارید تا در پیام ارسالی از طریق پاسخگوی خودکار ایمیل، از لینک هم استفاده کنید. شما می توانید در این پیام با استفاده از این لینک ها کاربر را به سمتی ببرید که مطلوب شماست و محصولات و یا سرویس هایی را به او معرفی کنید که فکر می کنید خدمات ویژه شما به حساب می آیند، همچنین می توانید طرح های فروش و یا جشنواره هایی که دارید را معرفی نمایید.

 

ظاهر پیام را آراسته نگه دارید

توجه داشته باشید شما قابلیت ویرایش این پیام را دارید و می توانید یک ظاهر خوب برای آن بسازید، در صورتیکه ارسال پیام شما به صورتی باشد که توجه مشتری را جلب نکند، بی اثر خواهد بود. همینطور اگر یک پوستر و یا تراکت تبلیغاتی پر زرق و برق را برای آنها ارسال کنید می تواند یک اسپم به نظر برسد. پس ظاهر پیام شما در اثر گذاری آن تاثیر مستقیم دارد و باید اصول صحیح تبلیغات در آن رعایت شود.

در صورتی که این موارد کلی را رعایت کنید، باید منتظر بهره وری از مزایای ذکر شده در بخش قبلی بمانید. اما کار دیگری هست که باید قبل از آن انجام دهید و آن هم تنظیم سیستم Auto Responder یا همان پاسخگوی خودکار ایمیل است. در بخش های بعدی راه اندازی این سیستم را روی دو کنترل پنل Cpanel و همینطور Directadmin بررسی خواهیم کرد.

بیشتر بخوانید:  تنظیمات Outlook

 

آموزش استفاده از قابلیت پاسخگوی خودکار ایمیل در Cpanel

برای اینکه در کنترل پنل Cpanel سایت خود بتوانید از قابلیت Auto Responder استفاده کنید در ابتدا لازم است که کار ساخت ایمیل سایت را به انجام برسانید. بعد از اینکه شما ایمیل خود را ایجاد کردید، می توانید روی ایمیل ساخته شده، Auto Responder را فعال نموده و از آن استفاده کنید. مراحل راه اندازی و تنظیمات این قابلیت به صورت زیر خواهد بود:

برای ورود به Auto Responder در Cpanel  می توانید از طریق منوی Statistics روی گزینه Auto Responder کلیک کنید.

ایمیل خودکار در سی پنل

پس از وارد شدن به این بخش شما می توانید از طریق منوی کشویی نام دامنه ای که می خواهید برای ایمیل های آن پاسخگوی خودکار ایمیل را فعال کنید انتخاب نمایید. در صورتی که دامنه انتخاب شده شما از قبل دارای سرویس های Auto Responder باشد شما آن ها را در بخش پایینی صفحه مشاهده می کنید. همینطور دکمه آبی رنگ با برچسب Add Autoresponder به شما امکان ایجاد یک پاسخگوی خودکار تازه را خواهد داد.

ساخت ایمیل خودکار سی پنل

برای ساخت Auto Responder جدید روی آن کلیک می کنیم. بعد از این کلیک شما وارد صفحه ای خواهید شد که از طریق آن می توانید اطلاعات مربوط به وضعیت نمایش و متن پیام ارسالی آن را ویرایش نمایید.

ساخت ایمیل کاملا خودکار در سی پنل

همانطور که مشاهده می کنید این صفحه دارای فیلد های زیادی است که در ادامه به بررسی هر کدام از این فیلد ها خواهیم پرداخت.

اولین گزینه تب کشویی Character Set خواهد بود. این تب این امکان را به شما می دهد تا نوع و ساختار کاراکتری متن پیام را انتخاب کنید. مقدار پیشفرض این ردیف UTF-8 است که از زبان فارسی نیز پشتیبانی می کند.

Auto Responder در سی پنل

دومین گزینه Interval می باشد که تعیین می کند شما می خواهید این پیام پس از چه مدت برای بار دوم به یک آدرس ایمیل ارسال کنید. ممکن است شما دو یا چند ایمیل پشت سر هم از یک نفر دریافت کرده باشید. بدیهی است که ما دوست نداریم به ازای هر ایمیل ارسالی که ممکن است همه مربوط به یک موضوع باشند. یک ایمیل خودکار ارسال شود. این رفتار بیشتر شبیه به اسپم کردن و تبلیغاتی کنترل نشده و ماشینی است. پس می توانید تعیین کنید تا چه مدت زمانی دیگر به آن آدرس، ایمیلی داده نشود. شما این مقدار را به صورت ساعت وارد خواهید کرد و در صورتی که 0 را وارد کنید به این معنا خواهد بود که به ازای هر ایمیل یکبار پاسخ ارسال شود.

ساخت آوتو ریسپاندار در سی پنل

مرحله بعدی مربوط به وارد کردن آدرس ایمیلی است که می خواهید از آن برای ارسال پاسخ استفاده کنید. در قسمت اول شما می توانید یک عبارت را به عنوان بخش اول ایمیل وارد کرده و دامنه نیز در قسمت دوم قابل تعیین خواهد بود.

توجه داشته باشید شما می توانید دامنه ایمیل خود را از تمامی دامنه های دیگری که توسط منوی Cpanel هاست شما مدیریت می شوند انتخاب نمایید، و وابستگی ای به دامنه ای که می خواهید روی آن پاسخگوی خودکار ایمیل را پیاده سازی کنید، ندارد.

در بخش From شما قادر خواهید بود نام شرکت، سایت، واحد روابط عمومی و یا نام اپراتور مربوطه را درج کنید. در واقع در این قسمت شما قرار است ارسال کننده را معرفی نمایید که بنا به نیاز شما ممکن است هر کسی باشد.

در بخش Subject نوبت به ارائه موضوع ایمیل شما رسیده است. برای این بخش شما نیاز دارید تا یک موضوع خوب و جذاب برای ایمیلی که از طریق پاسخگوی خودکار ارسال خواهد شد پیدا کنید. توجه داشته باشید که تحلیل ویژگی هایی که در مرحله قبل معرفی کردیم می تواند برای پیدا کردن این عنوان بسیار مفید باشد.

بعد از این مرحله شما یک گزینه قابل تیک زدن را می بینید که در صورتی که پیام شما حاوی کدهای HTML باشد می توانید از آن استفاده نمایید. انتخاب این گزینه برای زمانی که شما قصد دارید یک ایمیل طراحی شده با HTML و همینطور ویژگی های بصری زیبا را ارسال کنید بسیار مفید خواهد بود.

در قسمت Body نیز شما قادر به وارد کردن بدنه اصلی ایمیل خود هم به صورت متنی و هم به صورت کد هستید. هر آنچه که می خواهید به عنوان متن پیام شما نمایش داده شود باید در این قسمت قرار گیرد.

در پایان نیز شما دو گزینه برای تعیین زمان شروع و زمان پایان سرویس پاسخگوی خودکار ایمیل خواهید داشت. با انتخاب گزینه های Immediately و Never شما سرویسی را فعال می کنید که از لحظه فشردن کلید آبی رنگ Create در پایین همین صفحه آغاز شده و تا زمانی که آن را به صورت دستی متوقف نکنید، پایان نخواهد یافت.  همینطور شما می توانید یک برنامه ریزی زمانی را از تاریخ های مختلف با انتخاب تاریخ شروع و پایان برای پیام مورد نظر خود اعلام کنید.

بیشتر بخوانید:  تنظیمات ایمیل در نرم‌افزارهای ایمیل

در ادامه به بررسی پیاده سازی این سرویس روی Directadmin خواهیم پرداخت.

 

آموزش استفاده از قابلیت پاسخگوی خودکار ایمیل در Direct Admin

در قسمت قبل دیدیم که به راحتی می توانیم این سرویس را روی Cpanel اجرا کنیم و آن را مورد بهره برداری قرار دهیم. اکنون اجازه دهید تا با هم به بررسی راه اندازی آن روی کنترل پنل Directadmin بپردازیم.

برای پیاده سازی سرویس پاسخگوی خودکار شما باید از طریق تب E-mail Manager وارد بخش Autoresponders شوید.

ساخت ایمیل خودکار در دایرکت ادمین

در این صفحه شما قادر خواهید بود تا تمامی سرویس های Autoresponder موجود روی پنل خود را مشاهده نمایید.

ساخت Autoresponder در دایرکت ادمین

برای ایجاد یک پاسخگوی خودکار ایمیل جدید باید از طریق کلیک روی دکمه Create Autoresponder ادامه کار را دنبال کنید. که با این کار به صفحه زیر منتقل خواهید شد.

ساخت ایمیل کاملا خودکار در دایرکت ادمین

اکنون شما به صفحه ورود اطلاعات رسیده اید و می توانید اطلاعات مورد نیاز خود را به صورت کامل در اینجا درج کنید. اجازه دهید تا به معرفی هر کدام از این فیلد های ورود اطلاعات بپردازیم.

در فیلد اول یعنی Responder Address از شما درخواست می شود تا ایمیلی که می خواهید پیام های شما با آن نام فرستاده شوند تعیین نمایید. همانطور که مشاهده می کنید، برخلاف کنترل پنل Cpanel شما امکان تغییر دامنه برای این ایمیل را در کنترل پنل Directadmin ندارید.

فیلد دوم Subject Prefix نام دارد و ما نمونه این فیلد را در Cpanel نداشتیم. در این بخش شما متنی کوتاه را وارد خواهید کرد که در ابتدای موضوع و Subject اصلی پیام شما قرار خواهد گرفت و مشخص کننده این است که این ایمیل به صورت خودکار فرستاده شده است. عبارت Autoreply به عنوان پیش فرض برای این موضوع در نظر گرفته شده است. شما می توانید بنا بر نیاز خود آن را تغییر دهید، اما امکان حذف آن وجود ندارد.

در گام بعدی فیلد کشویی Reply Encoding را مشخص خواهید کرد که از طریق آن می توانید ساختار اصلی کاراکتری متن پیام را تغییر دهید. در اینجا هم UTF-8 به عنوان یک پیش فرض تعیین شده است.

در فیلد بعدی که Content-Type نام دارد شما باید نوع پیام خود را مشخص کنید. در صورتی که می خواهید از متن ساده استفاده کنید گزینه text/plain و در صورتی که قصد دارید کمی آن را بهبود بخشیده و از طریق HTML امکانات بصری به آن اضافه کنید باید گزینه text/HTML را انتخاب کنید.

مرحله نهایی ایمیل خودکار

فیلد بعد این امکان را به شما خواهد داد تا تعیین کنید که پس از گذشت چه بازه زمانی ای پیام شما مجددا برای کسی که یکبار این پیام را گرفته و البته دوباره به شما ایمیل زده است ارسال شود. Reply Frequency شامل مقادیر از پیش تعیین شده ای است که شما بر اساس استراتژی خود می توانید هر کدام را انتخاب نمایید.

فیلد بعدی محل قرارگیری متن پیام و بدنه اصلی ایمیل خودکار شما خواهد بود. در این بخش شما می توانید پیام خود را به صورت متن و یا به صورت کد HTML وارد نمایید. البته توجه داشته باشید، برای اینکار باید  Content-Type را بر اساس پیامی که می خواهید ارسال کنید مرتب نمایید.

در آخرین قسمت یک آدرس از نوع CC نیز می توانید تعیین کنید. این فیلد تعیین می کند که آیا می خواهید تمام پیام های ارسالی به صورت کاملا محرمانه به یک آدرس خصوصی که در اختیار کاربران و مشتریان شما قرار نمی گیرد فرستاده شوند یا خیر.

پس از اینکه اطلاعات مورد نظر خود را وارد کردید می توانید با فشردن دکمه Save آن را فعال کرده و از سرویس پاسخگوی خودکار ایمیل خود استفاده کنید.

 

نتیجه گیری

راه اندازی یک سرویس که بتواند به مشتریان و مراجعان شما به صورت سریع و لحظه ای در هر ساعتی از شبانه روز پاسخ دهد لازم و ضروری است. اما اینکه پاسخ ارسالی چه ویژگی هایی باید داشته باشد و برای این کار باید چه نکاتی را رعایت کنید بسیار مهم است. شما به سادگی می توانید پاسخگوی خودکار ایمیل را روی کنترل پنل های Cpanel  و Directadmin نصب و راه اندازی نموده و از آنها استفاده نمایید. اما باید در نظر داشته باشید وقت کافی را برای طراحی پیام و متنی که می خواهید برای مشتریان خود بفرستید داشته باشید زیرا نقش تعیین کننده ای را برای شما ایفا خواهد نمود.

واکنش شما چیست؟
+1
+1
+1
+1
+1
+1
+1
برچسب‌ها:, , , ,

نظر دهید

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد‌شد.